La Data Governance o gobernanza de datos es indispensable para que las empresas saquen partido a los datos y a la vez para garantizar su seguridad y su conformidad. Descubre todo lo que tienes que saber: definición, importancia, funciones, consejos, cursos, etc.
Para las empresas de todos los sectores, los datos han pasado a ser esenciales. No obstante, para sacar el máximo beneficio, es imprescindible planificar la manera en que se utilizan y que se manipulen de manera coherente en toda la empresa.
Esa planificación es indispensable para garantizar la seguridad y la conformidad con los reglamentos como el RGPD, pero también para extraer todo el valor de los datos recopilados y almacenados por la empresa.
Todo esto es aún más importante en esta época en la que las tecnologías como la IA o el Machine Learning dependen por completo de la calidad de los datos. La Data Governance es ya una de las prioridades en términos de iniciativas estratégicas para las organizaciones de todos los sectores.
¿Qué es la Data Governance?
Por simplificar, la Data Governance es una serie de principios y de prácticas que permiten garantizar la gran calidad de los datos durante toda su vida útil.
Según el Data Governance Institute, se trata de un marco de trabajo que permite ayudar a los diferentes responsables de datos dentro de una empresa a identificar sus necesidades en materia de información y a darle respuesta.
Este organismo precisa que no basta con sistemas de gestión de datos. La gobernanza de datos se basa en una amplia serie de reglas, procesos y procedimientos que permiten garantizar que esas reglas se siguen de manera constante y a diario.
¿Por qué es importante?
Los datos se han convertido en la principal ventaja de las empresas. Ahora es el recurso que determina el éxito o el fracaso de una actividad.
Todas las organizaciones han iniciado su transformación digital, y las que no lo hacen corren el riesgo de quedarse obsoletas. No obstante, para explotar los datos y conseguir esta transformación, es indispensable gobernar los datos.
Por tanto es imperativo implementar un marco de trabajo de gobernanza de datos compatible con la organización, con sus objetivos y con su modelo empresarial. Ese marco de trabajo debe determinar los estándares de datos necesarios para la transformación y atribuir las funciones y las responsabilidades de la empresa y de su ecosistema.
Un marco de trabajo de Data Governance debe estar al servicio de la transformación digital dentro de los diferentes departamentos de la empresa. Primero tiene que ofrecer una vista general de los datos, de su valor y de su impacto sobre la actividad a los directivos.
En relación con las finanzas, la Data Governance garantiza informes coherentes y precisos. Los departamentos de ventas y de marketing consiguen por su parte una información fiable sobre las preferencias y el comportamiento de los clientes.
En términos de logística, la Data Governance permite reducir los costes y mejorar las iniciativas de eficacia operativa basadas en la explotación de datos y la colaboración dentro del ecosistema.
La Data Governance tiene también un impacto directo en la producción al permitir el despliegue de la automatización. Finalmente, desde un punto de vista legal, se trata de la única manera de cumplir los reglamentos cada vez más exigentes.
Ventajas y beneficios de la Data Governance
Las ventajas de la Data Governance son múltiples. Permite disfrutar de datos de mejor calidad, más limpios, y por tanto, de análisis más fructuosos.
Por extensión, esta gobernanza permite tomar mejores decisiones y obtener mejores resultados. La empresa también puede posicionarse mejor en su mercado, gozar de una mejor reputación y conseguir más beneficios.
¿Cuál es el objetivo de la Data Governance?
La Data Governance ofrece muchas posibilidades. Permite en primer lugar tomar decisiones coherentes, basadas en datos fiables y en línea con los objetivos de la empresa.
Esta gobernanza de datos permite también cumplir con reglamentos como el RGPD, y por tanto evitar multas costosas. En particular es posible documentar el origen de los datos y controlar su acceso.
Por otra parte, también permite mejorar la seguridad de los datos, estableciendo una propiedad de los datos y otorgándole a cada uno sus responsabilidades. Las reglas de distribución de los datos se pueden definir y verificar, en particular aquellas relativas a las funciones de las entidades internas y externas.
Además, una Data Governance permite aumentar los beneficios gracias a los datos. En efecto, para poder sacar provecho de ellos, es necesario almacenarlos, mantenerlos, clasificarlos y permitir su accesibilidad de manera óptima.
Los indicadores clave de rendimiento vinculados a la calidad de los datos se pueden medir en comparación con indicadores de rendimiento más generales dentro de la empresa.
El hecho de no tener que limpiarlos o estructurarlos de manera sistemática permite además planificar mejor las operaciones. Los datos fiables y estandarizados también se pueden reutilizar, lo cual evita repetir tareas tediosas innecesariamente.
Al disfrutar de datos de gran calidad, los equipos también pueden trabajar de manera más eficaz. Estos son solo algunos ejemplos de las posibilidades que ofrece la Data Governance.
¿Cuáles son las funciones de la Data Governance?
La Data Governance implica a la empresa en su conjunto, en diferentes grados. Algunos sin embargo desempeñan un papel clave.
Los “Data Owners” son las personas capaces de tomar decisiones y aplicarlas dentro de la organización. Son los responsables de la calidad y de los datos en su conjunto.
Los Data Stewards por su parte se encargan de garantizar que se respeten las reglas y los estándares a diario dentro de la organización. Pueden ser los responsables de cuidar de los datos o se les puede consultar sobre la manera de hacerlo.
Otra función es la de los Data Custodians o conservadores de datos. Se encargan de la implementación técnica, del mantenimiento y de las actualizaciones de los datos.
El comité de Data Governance tiene el objetivo de aprobar las reglas y los estándares de datos y resolver los eventuales problemas. En función del tamaño y de la estructura de la organización, puede haber un comité diferente para los datos de diferentes áreas: cliente, vendedor, producto, empleado, etc.
Estas diferentes funciones pueden ir respaldadas por un Data Governance Office o un equipo de Data Governance con plena dedicación. Ese equipo por lo general está compuesto por varios miembros con diferentes responsabilidades.
El Manager se encarga de diseñar, implementar y continuar con el mantenimiento del Master Data Control y de la gobernanza en toda la empresa. El arquitecto por su parte supervisa el diseño y la implementación.
Este equipo también cuenta con un Data Analyst que utiliza el análisis de datos para identificar las tendencias y revisar la información. El Data Strategist desarrolla y ejecuta los planes de análisis.
Finalmente, el especialista de conformidad supervisa el cumplimiento de los diferentes estándares legales para los diferentes tipos de datos. Por lo general, estas funciones diferentes de la Data Governance se documentan para precisar sus responsabilidades y sus interacciones.
¿Qué es un marco de trabajo de Data Governance?
Un marco de trabajo de Data Governance es una serie de reglas y de procesos para definir con claridad las diferentes funciones de gobernanza de datos dentro de la empresa. Hay muchos marcos de trabajo, como el del Data Governance Institute.
Ese marco se basa en preguntas. En primer lugar, “¿por qué?”. Efectivamente, se puede describir los Master Data por la manera en que interactúan con los demás datos.
Se trata de fijar una misión y una visión que indiquen por qué la Data Governance es esencial dentro de la empresa. Lo ideal es que la respuesta esté vinculada con los objetivos de la actividad.
La segunda pregunta que plantea el marco de trabajo es “¿qué?”. Se trata de los objetivos del programa de Data Governance a corto y largo plazo, de los criterios de éxito y de su medición.
¿Cómo? Las reglas y estándares en materia de datos y la manera en que las reglas de la empresa se transforman en reglas de datos. El equipo de Data Governance es quien implementa dichas reglas.
¿Quién? Cuáles son las diferentes funciones de la Data Governance y cuáles son sus responsabilidades, ¿a quién hay que dirigirse en caso de preguntas o problemas vinculados con los datos?
Y finalmente, ¿cuándo? ¿Cuál es la cronología de despliegue de los procesos de Data Governance? ¿Cuáles son las diferentes etapas y en qué orden deben ejecutarse?
Protección y confidencialidad de datos
La protección y la confidencialidad de datos cada vez adquieren más importancia. Se constata por ejemplo con la adopción del RGPD (Reglamento General para la Protección de Datos) en la Unión Europea.
Ese cambio de mentalidad tiene un gran impacto en la Data Governance. Ahora, la confidencialidad y la protección de datos “por defecto” se deben integrar en los estándares y políticas de datos.
Esto concierne tanto a los datos de los empleados como a los de los clientes y terceros. El Data Controller también tiene que tener una visión de conjunto sobre la manera en que se almacenan los datos, sobre quién tiene acceso a ellos y por qué motivos.
Es indispensable saber cuándo se manipulan datos personales y hacerlo únicamente por razones legítimas y conformes a la legislación local. Esto se aplica tanto al entorno de producción como al de desarrollo.
¿Cuáles son las mejores prácticas de Data Governance ?
Cada empresa es diferente, y las prácticas de gobernanza deben adaptarse en función de sus necesidades y de sus dificultades. No obstante, se pueden adoptar algunas prácticas clave de manera universal.
Primero, es importante empezar despacio. La estrategia de Data Governance debe implementarse progresivamente, como ocurre con todos los aspectos de una empresa.
Además conviene definir objetivos claros y cuantificables. La medición es indispensable para el control.
Se deben identificar las funciones de la Data Governance y las responsabilidades con precisión. Además, hay que educar y formar a los responsables de la empresa en gobernanza de datos.
El marco de trabajo de Data Governance debe integrarse en el modelo económico de la empresa. La infraestructura, la arquitectura y las herramientas necesarias deben clasificarse del mismo modo que los diferentes ámbitos y elementos de datos.
Pon en marcha indicadores clave de rendimiento en relación con la calidad de los datos, que se puedan vincular con los KPI de los rendimientos generales de la empresa. Identifica también las ventajas de la gobernanza de datos en términos de crecimiento, de ahorro y de conformidad.
Por último, trata de comunicar con frecuencia. La comunicación es esencial para la gobernanza de datos.
Cómo formarse en Data Governance
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