Hiperautomatización… Este es un término poco atractivo a primera vista. Sin embargo, detrás de este término técnico se esconde una revolución. Y esta consiste en automatizar todo lo que sea posible, gracias a la IA, la robótica y otras tecnologías. ¿El objetivo a largo plazo? Liberar a los equipos de tareas repetitivas, ganar en eficiencia global y reducir los errores.
¿Cómo funciona en realidad? Sigue la guía.
¿Qué es la hiperautomatización?
La idea es sencilla: es probable que, en tu trabajo, hayas llevado a cabo la automatización de algunas tareas. Por ejemplo, cuentas con una aplicación que identifica a todos los prospectos que deberían ser contactados nuevamente después de una semana e imprime la lista correspondiente. La hiperautomatización se basa en una misma filosofía pero va mucho más allá: consiste en automatizar procesos enteros. Emplea la IA para analizar mejor algunas situaciones, genera la toma de decisiones seguida de acciones.
¿Un ejemplo concreto? Una empresa recibe cientos de facturas: por email, mediante PDF, a través de formularios completados en línea. Tradicionalmente, sería necesario pasar por una supervisión humana, implicando una entrada manual para organizar estos datos según un mismo modelo y obtener un archivo único organizado para un tratamiento informático.
Deleguemos la tarea a un sistema de hiperautomatización. Este va a:
- Extraer cierta información (proveedor, fecha, cantidad).
- Verificar su conformidad con un modelo y, si es necesario, corregir lo que deba ser corregido.
- Enviar todas las facturas formateadas como corresponde, al servicio contable.
- Activar el pago de todas las facturas consideradas coherentes y llamar la atención de la contabilidad solo sobre algunas de ellas.
Es evidente que resultará en una ganancia de tiempo, una reducción en el número de errores y, por lo tanto, una mayor eficacia.
¿Por qué es la hiperautomatización una ventaja para una empresa?
La automatización ya no es una opción, se ha convertido en una necesidad vital para mantenerse competitivos. Sin embargo, con la hiperautomatización, se da un nuevo paso porque implica una reflexión a gran escala sobre el funcionamiento de la empresa. Implica, de hecho, redefinir los procesos para hacerlos más eficientes, y particularmente identificar los cuellos de botella. También es crucial identificar los datos que están estructurados y aquellos que aún no lo están.
A partir de ahí, se deben identificar las tecnologías más apropiadas para responder a las necesidades, por ejemplo, la RPA (robotización automatizada de procesos) o el OCR (conversión de documentos escaneados en caracteres), etc. Será sin duda necesario proceder por etapas para avanzar gradualmente de lo simple a lo complejo. Pero al final, las ganancias serán sustanciales y veremos algunos ejemplos aquí.
Los desafíos de la hiperautomatización
La hiperautomatización no está exenta de desafíos. Implica varios factores clave.
Una infraestructura informática sólida
Las herramientas de gestión de datos y el sistema informático existente deben ser capaces de soportar la hiperautomatización. Cabe preverlo: a veces es necesario llevar a cabo inversiones importantes antes de que la transición pueda realizarse.
Orientarse en la oferta
El mercado de soluciones es amplio. Elegir herramientas que funcionen bien juntas y que respondan a tus necesidades específicas requiere un pensamiento importante de antemano.
Valorar lo humano
Algunos empleados pueden mostrarse reacios ante esta evolución, temiendo que su puesto esté amenazado o que no dominen bien las nuevas herramientas. Será necesario invertir en formación para que adquieran las competencias necesarias y para mostrarles que estas herramientas están ahí para ayudarles, no para reemplazarlos. La automatización les permitirá concentrarse en tareas de mayor valor añadido, donde su creatividad y expertise serán indispensables.
Algunas tecnologías clave de la hiperautomatización
La Process Discovery
Para automatizar eficazmente, primero hay que comprender. La Process Discovery, apoyada por la IA, cartografía cada interacción entre personas, sistemas y datos. Obtiene un análisis de 360° de las operaciones: identificación de cuellos de botella, medición de tiempos de espera, identificación de puntos donde la automatización tendrá más impacto.
Procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) escanea facturas, contratos, formularios y otros documentos, extrae el texto y lo valoriza. Es posible validar cientos de reclamaciones cada día, sin intervención humana.
Low-code
No es necesario ser desarrollador para diseñar automatizaciones. Gracias a las plataformas low-code, cualquier colaborador puede construir, probar y desplegar un flujo.
RPA y automatización inteligente
La Robotic Process Automation (RPA) imita los clics y entradas humanas para ejecutar tareas repetitivas. Una aplicación podrá clasificar los emails entrantes, extraer los archivos adjuntos y luego lanzar un flujo de trabajo adecuado.
La IA
Un chatbot alimentado por IA puede resolver el 70% de las solicitudes más comunes y solo redirigir los casos complejos a un humano.
iPaaS
Las plataformas de integración (iPaaS) ayudan a orquestar flujos de trabajo inter-aplicativos. Un pedido generará automáticamente la factura correspondiente, actualizará el inventario y lanzará la preparación en almacén.
Casos de estudio concretos
Airbus
Este fabricante aeronáutico ha reducido de 3 semanas a unos pocos días el tiempo de procesamiento de notas de gastos, y la carga de trabajo se ha reducido a la mitad. Una aplicación de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) escanea e interpreta los recibos, un algoritmo de IA establece la reconciliación con los gastos validados y reporta las anomalías.
Equinix
Esta empresa que gestiona centros de datos ha ahorrado 14 000 horas/año en la gestión de facturas gracias a un OCR y a la IA. Las facturas de proveedores se procesan automáticamente y solo los casos dudosos se reportan a los colaboradores.
Inter Aduaneira
Empresa de logística marítima, Inter Aduaneira ha implementado una RPA que monitoriza los inventarios, activa automáticamente las órdenes y optimiza los planes de expedición. Los retrasos han disminuido un 30% y los costos operativos se han reducido un 15%.
¡La hiperautomatización es ahora!
¿Qué decir? Los ejemplos citados aquí hablan por sí mismos. La hiperautomatización ya se ha impuesto en muchos sectores, proporcionando una ganancia de tiempo, reduciendo los costos y mejorando la calidad. ¿A quién le tocará el turno?
