Un TMS, o Transportation Management System, es un software diseñado para gestionar las operaciones de transporte dentro de una empresa. Hoy en día, está cada vez más integrado directamente a los ERP como SAP u Oracle o conectado mediante API. ¡Descubre todo lo que necesitas saber!
ERP por aquí, CRM por allá… En la empresa, la digitalización ha transformado profundamente las funciones de compras, finanzas, RRHH o relación con el cliente. Y, sin embargo, un eslabón estratégico sigue a menudo infrautilizado: la gestión del transporte.
Entre hojas de Excel, llamadas manuales a los transportistas y seguimiento disperso, el transporte sigue siendo uno de los puntos ciegos en la gestión empresarial, aunque se encuentra en el centro de la satisfacción del cliente, los costos logísticos… y de la promesa comercial.
Para enfrentar este desafío, los softwares tipo TMS o Transportation Management System son cada vez más imprescindibles e integrados a los sistemas de gestión empresarial.
¿Qué es un sistema de gestión de transporte?
Un TMS es una solución software dedicada a la gestión de operaciones de transporte: desde la planificación de envíos hasta su seguimiento, pasando por la optimización de costos, la gestión documental o la facturación de transportistas. Recibe las solicitudes de envío (a menudo provenientes del ERP), selecciona el mejor transportista según los criterios de costo, plazos o CO₂, y genera los documentos de transporte. Posteriormente, sigue las entregas en tiempo real, y transmite los datos a los equipos comerciales, clientes o financieros.
Según el caso, el TMS puede ser autónomo (standalone), interconectado a un ERP a través de API, o integrado de manera nativa en soluciones como SAP S/4HANA, Oracle Cloud o Microsoft Dynamics. Su papel es, por lo tanto, doble: optimizar la logística física… y alimentar los otros módulos de software con datos de transporte fiables, actualizados y accionables.
Un módulo por derecho propio de los ERP modernos
Durante mucho tiempo, los TMS fueron softwares autónomos, desplegados por separado del sistema principal de información de la empresa. Se utilizaban principalmente para planificar transportes, gestionar rutas, seguir los envíos o comparar tarifas de transportistas… en paralelo a los ERP que gestionaban las compras, los inventarios o las finanzas.
Pero la cadena de suministro ha cobrado importancia y afecta fuertemente los costos, los plazos, la experiencia del cliente. Las empresas han comenzado a acercar el transporte al núcleo de su sistema ERP. Hoy en día, el TMS a menudo se integra como un módulo nativo en los ERP más avanzados. Este es el caso del SAP TM en SAP S/4HANA o del Oracle Transportation Management en Oracle Cloud.
También puede estar conectado mediante API al ERP existente, para automatizar los intercambios de datos. Este cambio responde a una lógica empresarial. Al integrar el TMS al ERP, la empresa puede automatizar los envíos tan pronto se valida el pedido y hacer que los costos de transporte se reflejen en tiempo real en la contabilidad analítica.
También puede gestionar la logística y las compras desde un mismo software. Así, el TMS se convierte en una extensión natural del ERP, al igual que los módulos de finanzas o producción. Esta integración permite una mejor coordinación de los flujos físicos e informativos, esencial para cualquier empresa que quiera entregar más rápido, más exactamente, y a menor costo.
¿Por qué integrar un TMS a tu ERP?
Integrar un TMS directamente a un ERP permite crear un flujo continuo entre los datos de gestión, las operaciones logísticas y la realidad del terreno.
Una de las principales ventajas es la automatización de procesos. No es necesario volver a introducir datos entre las órdenes de compra y los envíos. El TMS puede generar automáticamente las órdenes de transporte una vez validadas en el ERP. Además, esta integración permite una reducción de los costos logísticos. Esto gracias a la optimización de las rutas, a la selección automática del transportista más rentable, y a la gestión precisa de las devoluciones.
También, los datos de transporte son visibles desde el mismo panel de control que los de inventarios, compras o facturación. Y con la integración automática de los costos de transporte en la contabilidad analítica o los márgenes calculados en el ERP, se refuerza la fiabilidad contable.
Integrado al ERP, el TMS se convierte en un módulo logístico totalmente sincronizado con las demás funciones críticas de la empresa: finanzas, cadena de suministro, compras e incluso producción.
Los TMS integrados a los ERP: enfoque en SAP, Oracle, Microsoft
Con la generalización de la integración de software, algunos desarrolladores de ERP han elegido integrar nativamente un TMS en su ecosistema. No hace falta conectar un software externo. La gestión del transporte es parte integral del sistema de información. Un vistazo a los tres principales entornos utilizados en las empresas.
El módulo TMS ofrecido en SAP S/4HANA se llama SAP Transportation Management. Permite planificar transportes, optimizar rutas, gestionar los documentos aduaneros y analizar los costos con un detalle fino. Está pensado para empresas con necesidades logísticas complejas: multi-sitios, multi-transportistas, normativa internacional…
Por su parte, Oracle ofrece OTM como una solución en la nube completa y modular para la gestión del transporte. Se integra perfectamente a Oracle Cloud ERP, aunque también puede usarse como una herramienta autónoma. OTM es reconocido por su capacidad para gestionar redes logísticas extensas, con funciones avanzadas como la optimización de carga (load planning), la gestión multimodal (carretera, ferrocarril, aire, mar), o el seguimiento en tiempo real a través de integración IoT o Project44. Es una solución muy utilizada en los sectores de distribución, alimentación o transporte internacional.
A diferencia de SAP u Oracle, Microsoft no ofrece un TMS nativo en Dynamics 365. Sin embargo, la plataforma favorece la integración con soluciones especializadas. Este es el caso de nShift (ex-Consignor), Blue Yonder (anteriormente JDA) o incluso ShipStation (en el ámbito del comercio electrónico). Las empresas pueden elegir una solución adaptada a su tamaño e integrarla fácilmente a su ERP a través de conectores estandarizados.
Los TMS autónomos: retorno en la era del Cloud
No todos los proyectos ERP justifican la integración inmediata de un TMS nativo. Muchas empresas (PYMES, empresas medianas, operadores logísticos, e-comerciantes…) eligen un TMS autónomo, conectado a su sistema mediante API o interfaces más simples. Estas soluciones fueron vistas durante mucho tiempo como herramientas de nicho… pero con la aparición del SaaS, se han vuelto flexibles, potentes y mucho más accesibles. Por ejemplo, Shiptify es un TMS 100% cloud, intuitivo, muy apreciado por la posibilidad de conectar rápidamente remitentes, transportistas y clientes finales.
Asimismo, Transwide por Alpega Group es una solución madura, especializada en las licitaciones de transporte, el seguimiento en tiempo real y la gestión documental. El actor francés DDS Logistics ofrece TMS Web: una herramienta modular y adaptada a los entornos multisede. También hay plataformas orientadas al seguimiento global, como Project44 y FourKites. A menudo se usan como complemento de un ERP para seguir los flujos multimodales. En el ámbito del comercio electrónico, ShipStation es muy utilizado para conectar plataformas de venta (Shopify, WooCommerce…) con varios transportistas.
¿A quién están dirigidos los TMS autónomos? A las PYMES o empresas medianas que no disponen de un ERP completo, o utilizan un ERP más ligero (por ejemplo, Odoo, Sage, Divalto…). A los proveedores logísticos, que trabajan con varios clientes y deben gestionar flujos variados. A las estructuras con múltiples almacenes o e-comerciantes que necesitan una gestión del transporte rápida de desplegar. También los usan los grandes grupos que desean equipar una filial con una herramienta más flexible que su ERP centralizado.
Las ventajas de un TMS autónomo son la flexibilidad de despliegue, y el costo reducido en comparación con una integración ERP extensa, y la modularidad. Se activan únicamente las partes útiles, ya sea el seguimiento, el manejo de muelles o la facturación de transporte. La conexión a cualquier ERP es posible mediante API o middleware. Sin embargo, ofrecen menos coherencia con los datos del ERP si la integración es deficiente. También hay un riesgo de doble captura o ruptura de la información sin automatización adecuada.
¿Qué beneficios concretos para las empresas?
¿Qué beneficios tangibles obtienen las empresas de un TMS bien integrado? Las cifras hablan por sí solas. Según Capgemini, un TMS bien utilizado puede reducir los costos logísticos en un 5 a 15 % en promedio. ¿Cómo? Evitando kilómetros vacíos, optimizando las cargas, y comparando automáticamente las ofertas de transportistas.
Un TMS también permite centralizar las pruebas de entrega, los incidentes, las diferencias de plazo. Hay, por lo tanto, menos litigios, más capacidad de respuesta, y un mejor manejo de la calidad. Además, en una época en la que Amazon ha establecido los estándares de entrega, ofrecer opciones de transporte personalizadas y seguimiento en tiempo real se ha convertido en un verdadero diferenciador. Es lo que permiten los TMS modernos, incluso en un contexto B2B.
Las habilidades requeridas para implementar un TMS
Implementar o aprovechar un TMS no es improvisado. Es un proyecto que abarca tanto la logística, los sistemas de información como los procesos de negocios.
Para sacar el máximo provecho, algunas habilidades se vuelven esenciales, ya sea para los equipos internos o para los consultores en misión. Un profesional debe, ante todo, comprender los desafíos logísticos de la empresa: conocimiento de los flujos de transporte, dominio de los procesos de la cadena de suministro (órdenes, almacenes, plazos, niveles de servicio). También debe entender los costos logísticos, los KPI de transporte y las restricciones regulatorias. La capacidad de mapear los flujos e identificar las áreas de posibles ganancias también es muy importante.
Estas habilidades son a menudo esperadas en los consultores funcionales de ERP, los jefes de proyecto de la cadena de suministro, o incluso los responsables de logística TI. Pero la implementación o explotación de un TMS también implica una sólida cultura digital. Se requiere una comprensión de los ERP como SAP S/4HANA o Oracle Cloud ERP.
También es necesaria la capacidad de trabajar con APIs, conectores, o plataformas middleware. Y conocimientos en arquitectura SI (flujos de datos, repositorios, seguridad, integración). Además, el dominio de herramientas de análisis o informes permite el seguimiento de los costos, los plazos y las discrepancias. Este aspecto es particularmente importante para los consultores técnicos, los analistas de la cadena de suministro TI o los responsables de la integración ERP/TMS.
Paralelamente, gestionar un TMS implica también saber traducir las necesidades empresariales en reglas del sistema, liderar un proyecto transversal entre logística, TI, finanzas, comercio. Por eso, los perfiles TMS deben a menudo demostrar pedagogía, rigor y una verdadera capacidad para estructurar los flujos.
Conclusión: TMS, la herramienta para conectar flujos físicos y flujos de información
Hoy en día, el TMS está en el corazón de las estrategias digitales orientadas a la cadena de suministro. Ya sea autónomo o integrado a un ERP como SAP u Oracle, permite conectar las operaciones físicas con los datos de gestión, y agilizar todo el proceso.
Ahora que sabes todo sobre los TMS, te invitamos a descubrir nuestro artículo sobre Oracle ERP.
