IData Room: Im Zeitalter von Big Data, in dem Daten zu einer der wertvollsten Ressourcen von Unternehmen werden, erscheint die Datensicherheit als eine äußerst wichtige Herausforderung. Dies beginnt bereits bei der Speicherung. Genau aus diesem Grund werden Datenräume immer häufiger eingerichtet.
Worum geht es also? Für wen ist diese Lösung geeignet? Was sind die Vorteile? Und wie wählt man seinen Data Room aus? Wir beantworten deine Fragen.
Was ist ein Data Room?
Ein virtueller Data Room ist ein papierloser Speicherplatz, der hauptsächlich für vertrauliche Daten reserviert ist. So haben nur autorisierte Mitarbeiter die Möglichkeit, auf diese sensiblen Informationen zuzugreifen. Der Datenraum ermöglicht den sicheren Austausch von Dateien, das einfache Herunterladen von Tausenden von Daten, die Kontrolle des Zugriffs auf die Daten und die Verfolgung der Aktivitäten der Mitarbeiter.
Das Ziel ist es, die Zusammenarbeit zu erleichtern und gleichzeitig ein Höchstmaß an Sicherheit für streng vertrauliche Informationen zu gewährleisten.
Datenräume wurden mit der Entwicklung von Big Data und der Entmaterialisierung von Daten notwendig. In der Tat gab es sensible Daten schon immer. Aber früher lagen sie in Papierform vor. Die Prozesse für den Zugriff auf sie waren besonders schwerfällig: Nur Lesen war erlaubt, keine Fotokopien oder Fotos, Beschränkung der Anzahl der Personen im Raum, Planung der Daten und Öffnungszeiten…
Wer braucht einen Data Room?
Da es vor allem darum geht, sensible Daten zu speichern, ist die Einrichtung eines Datenraums nicht unbedingt für alle Unternehmen sinnvoll. Hier sind die Hauptnutznießer dieser Lösung:
- Investmentbanken: Zwischen Veräußerungen, Kapitalerhebungen, Fusionen und Übernahmen … müssen Investmentbanken den Due-Diligence-Prozess einhalten. Bei all diesen Transaktionen werden jedoch sehr viele vertrauliche Daten ausgetauscht. Daher ist eine sichere Lösung für den Schutz der Daten erforderlich. Der Datenraum ermöglicht es, diese Anforderung zu erfüllen.
- Pharma- und Bio-Tech-Konzerne: Hier gehören die Probleme mit dem geistigen Eigentum zu den größten Herausforderungen des Pharmasektors. Die Sicherheit muss maximal sein, um Datenlecks zu vermeiden.
Es gibt jedoch auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen, die Datenraumlösungen für ihre vertraulichen Daten benötigen. Für diese Unternehmen ist die Wahl der Lösung ganz anders.
Warum einen Data Room nutzen?
Der Datenraum ermöglicht es, Bedürfnisse im Bereich des geistigen Eigentums und des Risikomanagements zu erfüllen. Und das aus gutem Grund: Er ermöglicht :
Vertrauliche Daten sichern
Das ist der Hauptzweck eines virtuellen Datenraums. Denn diese Lösung erfüllt höchste Sicherheitsstandards, insbesondere durch das Hosting auf lokalisierten und gesicherten Servern.
Auf diese Weise ermöglicht der Datenraum den Organisationen, alle ihre sensiblen Informationen zu schützen.
Daten kontrollieren
Die Administratoren kontrollieren alle Zugriffsrechte. So ist das Teilen von Dokumenten nur in Abhängigkeit vom Profil des jeweiligen Nutzers erlaubt.
Vor allem aber werden alle Aktionen, die in einem Data Room durchgeführt werden, nachverfolgt. Administratoren können die Aktivitäten der Nutzer anhand detaillierter Statistiken verfolgen und Trends in Bezug auf die häufigsten Zugriffe erkennen.
Verwaltung von Dokumenten
Je nachdem, für welche Lösung du dich entscheidest, stehen dir verschiedene Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Zum Beispiel Frage- und Antwortmodule, Dokumentanmerkungen, sofortige Benachrichtigungen über neue Dokumente, ein Drag-and-Drop-System oder auch ein rund um die Uhr verfügbarer Support. Die Idee ist vor allem, den Nutzern die Arbeit zu erleichtern und die verfügbaren Daten optimal zu nutzen.
Was sind die Vorteile eines Datenraums?
Für Organisationen, die über vertrauliche Informationen verfügen, ist der Datenraum heute eine unumgängliche Lösung. Und das aus mehreren Gründen:
- Informationen, die mehreren Nutzern zur Verfügung stehen: Vor der Entwicklung von Datenräumen konnten nur bestimmte Personen auf sensible Daten zugreifen. Heute sind die Daten dank des Internets überall verfügbar. So können mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen.
- Geringere Logistikkosten: Früher wurden vertrauliche Daten in Papierform an einem einzigen Ort gesammelt. Das bedeutete, dass man jedes Mal, wenn ein Unternehmen sie benötigte, zum Speicherort reisen musste.
Verfügbarkeit von Informationen in Echtzeit: Datenräume bieten ihren Nutzern Updates an. Dies ermöglicht es jedem, auf die aktuellsten Informationen zuzugreifen. - Zugang zu den richtigen Informationen: Data Rooms verfügen über ein Datenklassifikationssystem, mit dem relevante Dokumente leicht identifiziert werden können.
Zeitersparnis: Durch die Vermeidung von Reisen und den vereinfachten Zugriff in Echtzeit sparen Organisationen viel Zeit bei der Verwaltung vertraulicher Daten. Dadurch kann die Produktivität der Teams beim Austausch sensibler Informationen optimiert werden.
Wie wähle ich meinen Data Room aus?
Bevor du diese Lösung nutzt, solltest du deine tatsächlichen Bedürfnisse ermitteln. Dazu musst du dir mehrere Fragen stellen:
- Welche Menge an Informationen? Vertrauliche Daten betreffen eine Vielzahl von Informationen (rechtliche, buchhalterische, technische, Prozesse, Kunden, Informationssystem…). Diese müssen identifiziert werden, bevor die am besten geeignete Lösung gewählt werden kann.
- Wie skalierbar sind die Daten? Unternehmen brauchen Informationen in Echtzeit, um die besten Entscheidungen treffen zu können. Aber je nach Branche kann es notwendig sein, die Daten jede Sekunde, jede Minute, jede Stunde… zu aktualisieren.
- Welche Zugriffsbeschränkungen gibt es? Grundsätzlich dürfen nur bestimmte Mitarbeiter auf den Datenraum zugreifen. In dieser Hinsicht sollten vertrauliche Informationen, die Zugriffsrechte erfordern, in den Dataroom aufgenommen werden.
- Welche internen Kompetenzen gibt es? Eine große M&A-Firma verfügt nicht über die gleichen internen Ressourcen wie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen. Daher sollte die Wahl der Lösung an die internen Kompetenzen angepasst werden.
- Wie sieht die Strategie aus? Noch bevor du dich für eine Datenraumlösung entscheidest, ist es entscheidend, eine Strategie für die Verwaltung und Nutzung vertraulicher Daten festzulegen, insbesondere durch die Festlegung eines Verantwortlichen, von Regeln für die Nutzung des Datenraums etc.
Was du dir merken solltest
- Der Data Room ist ein papierloser Speicherort, in dem die vertraulichen Daten einer Organisation zusammengefasst werden.
- Diese Lösung erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und gewährleistet gleichzeitig ein optimales Sicherheitsniveau.
- Um die Vorteile des Data Rooms nutzen zu können, müssen Organisationen ihre Lösung jedoch sorgfältig auswählen, und zwar sowohl nach ihren Bedürfnissen als auch nach ihren fachlichen Kompetenzen.
