Ob es nun darum geht, Arbeitsverträge für die Personalabteilung, Bestellformulare für die Verkaufsabteilung oder Flyer für das Marketingteam auszudrucken - in jedem Unternehmen gibt es Drucker. Und oft auch mehrere, um sie auf die verschiedenen Abteilungen zu verteilen.
Um alle zu druckenden Dokumente zu verwalten, brauchen Organisationen einen Druckserver. Erfahre mehr über diese Technologie, die für alle Unternehmen unerlässlich ist.
Was ist ein Druckserver?
Der Druckserver ist ein Netzwerkgerät, das Drucker und Computer in einem Unternehmen miteinander verbindet. Auf diese Weise können mehrere Mitarbeiter denselben Drucker benutzen.
Der Server fungiert als Vermittler und verwaltet die Druckanfragen zwischen den Computern und den Druckern.
Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument ausdrucken möchte, sendet er über seinen Computer eine Anfrage an den Druckerserver. Der Server sendet das Dokument dann an den richtigen Drucker, um die Druckanfrage des Mitarbeiters zu beantworten.
Da sie alle Druckaufträge eines Unternehmens verwalten, sind diese Geräte für den reibungslosen Ablauf mehr als notwendig, sowohl für die internen Prozesse als auch für die Beziehungen zu Dritten.
💡Gut zu wissen: Druckserver können auf allen Arten von Computern installiert werden, unabhängig von deren Betriebssystem.💡
Welche Funktionen hat der Druckserver?
Welche Funktionen hat der Printserver? In dieser Funktion muss er :
- Computer und Drucker verbinden: Der Druckerserver teilt einen oder mehrere Drucker mit den Computern der Organisation, so dass alle Mitarbeiter sie benutzen können.
- Anfragen an den richtigen Drucker weiterleiten: Eine Organisation hat sehr oft mehrere Drucker. Der Server muss daher die richtige Druckanfrage (Farbe, Schwarzweiß, Anzahl der Seiten, …) an den richtigen Ort senden.
- Gleichzeitige Druckanfragen verwalten: Wenn der Drucker bereits belegt ist, speichert der Server die Anfrage und stellt sie in die Warteschlange. Dadurch wird verhindert, dass das Druckgerät überlastet wird.
- Anfragen zentralisieren: Für Unternehmen, die in großen Gebäuden arbeiten (insbesondere wenn es mehrere Stockwerke gibt), ist der Druckserver mehr als unerlässlich, da er die Anfragen aller Computer in der Einrichtung zentralisiert.
- Warteschlange organisieren: Du kannst nicht nur alle Arten von Dokumenten drucken, sondern auch die Warteschlange neu organisieren, Aufträge priorisieren und Dokumente löschen, die sich in der Warteschlange befinden – alles über den Druckserver.
Mit all diesen Funktionen sparen Unternehmen beim Drucken von Dokumenten viel Zeit.
Und das unabhängig von ihren Bedürfnissen. Denn es ist immer möglich, weitere Client-Systeme oder Drucker zum Computernetzwerk hinzuzufügen. Der Druckserver wird weiterhin alle Anfragen zentralisieren.
Welche Grenzen hat der Druckserver?
Der Druckserver ist zwar unentbehrlich, um alle Druckanforderungen einer Organisation gleichzeitig zu verwalten, hat aber auch einen großen Nachteil. Wenn der Server einen Fehler oder einen Ausfall hat, sind alle Drucker, die mit dem Gerät verbunden sind, davon betroffen. Das bedeutet, dass das Unternehmen nichts mehr drucken kann, bis das Problem behoben ist. Das kann die Produktivität der Mitarbeiter stark beeinträchtigen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die einen sehr hohen Druckbedarf haben oder die ihre digitale Transformation noch nicht abgeschlossen haben.
💡Gut zu wissen: Der Druckserver integriert sich in alle anderen technologischen Ressourcen einer Organisation. Administratoren müssen sie daher bei der Verwaltung des IT-Systems berücksichtigen und alles tun, um Ausfälle oder Bugs, die den Druckbetrieb des Unternehmens lahmlegen könnten, zu minimieren.💡
Wie funktioniert der Printserver?
Um zu funktionieren, verfügt ein Druckserver über :
- Einen Netzwerkeingang, um die Netzwerkprotokolle zu verwalten. Häufig handelt es sich dabei um einen RJ45-Anschluss für das Ethernet-Netzwerk.
- Einen oder mehrere Ausgänge, über die jeder Drucker angeschlossen werden kann.
- Dies kann eine parallele, USB- oder drahtlose Verbindung sein (auch wenn Druckserver meistens über USB-Ausgangsverbindungen verfügen).
💡Gut zu wissen: Ein Druckserver kann ein Host-Computer mit mehreren gemeinsam genutzten Druckern sein oder ein separates Gerät, das die Druckprotokolle implementiert. In jedem Fall sind die Funktionen dieselben.
Wie richte ich einen Druckerserver ein?
Die Konfiguration des Druckerservers hängt vom verwendeten Betriebssystem ab.
Da die meisten Unternehmen Windows verwenden, konzentrieren wir uns auf dieses System. Beachte, dass Windows Server standardmäßig für Microsoft- und TCP/IP-Netzwerke installiert werden. Danach hängt es von der Version des Servers ab, welche Manipulationen du vornehmen musst. Generell gilt jedoch, dass du auf „Server-Assistenten konfigurieren“, dann auf „Druckserver“ und dann auf die Seite „Drucker und Druckertreiber“ klicken solltest. Von da an ist es möglich, einen lokalen Drucker zu entfernen oder hinzuzufügen.
Der Druckserver im digitalen Zeitalter
In Zeiten der digitalen Transformation haben Unternehmen immer weniger Papierdokumente. Stattdessen wird fast alles online abgewickelt und die Dokumente werden in der Cloud oder auf Dateiservern vor Ort gespeichert.
Hat der Druckserver in dieser Hinsicht in einer zunehmend digitalisierten Welt noch einen Platz?
Die Antwort lautet: Ja! Auch wenn der Druckbedarf allmählich sinkt, druckt die große Mehrheit der Unternehmen weiterhin Dokumente aus.
In einigen Bereichen ist das sogar unerlässlich:
- Verträge: Die meisten Verträge (Arbeitsverträge, Partnerverträge, …) werden immer noch manuell auf Papierdokumenten unterschrieben.
- Marketingmaterialien: Wie Flyer, die verteilt werden sollen, oder Poster, die geklebt werden sollen, die ausgedruckt werden müssen.
- Der Versand von Paketen: In der Regel muss ein Barcode gedruckt werden, der auf das Paket geklebt wird, damit es von den Spediteuren übernommen wird.
Angesichts des ständigen Bedarfs der Unternehmen an Druckservern müssen die Systemverwalter den Umgang mit diesen Netzwerkgeräten beherrschen.
