Den Statistiken der Workflow Management Coalition zufolge sind Arbeitsabläufe oder Workflows das Herzstück des IT-Managements von jedem Unternehmen. Unabhängig davon, ob Du sie identifizierst, überwachst und verwaltest oder nicht, sie treiben Dein Unternehmen voran. Das Verstehen von Workflows, dem Workflow-Management und deren Potenzial wird Dir dabei helfen, den Erfolg Deines Unternehmen zu sichern.
Wie wird ein Workflow definiert?
Unter Workflow versteht man eine Reihe von Schritten, die mit der Verarbeitung von Daten verbunden sind. Insofern handelt es sich um die Modellierung und um die Verwaltung von Geschäftsprozessen. Workflows konzentrieren sich jedoch speziell auf Daten und werden häufig durch Dokumente und Berichte gesteuert. Darüber hinaus sind sie im Gegensatz zu Prozessen möglicherweise nicht wiederholbar.
In der überwiegenden Mehrheit der Organisationen und Unternehmen besteht ein Workflow oder Validierungskreislauf daraus, jedem Beteiligten die notwendigen Informationen, Validierungsmethoden, Prozesse, Fristen und sogar Geschäftsregeln zur Verfügung zu stellen.
Sie können sich vollständig nach Menschen richten, hauptsächlich von Systemen gesteuert werden oder irgendwo dazwischen liegen. Jedes Mal, wenn Daten zwischen zwei Einheiten fließen, handelt es sich wahrscheinlich um einen Arbeitsablauf.
Was sind die Vorteile der Verwendung eines Workflows?
Ein Workflow spart Zeit und gewährleistet sicherlich Transparenz und Reproduzierbarkeit. Er kann aber noch viel mehr!
1. Weniger Projektrisiken
Wenn ein Projekt risikoreich ist, wird es komplexer und die Anzahl der Beteiligten kann steigen. Workflows können dazu beitragen, Verzögerungen im Zeitplan zu reduzieren. Sie helfen auch dabei Beschwerden und mögliche Kosten zu vorzubeugen, denn die Aufgaben müssen nicht notwendig wiederholt werden.
2. Ermöglicht die Durchführung organisatorischer Veränderungen
Wenn ein Team zusammen arbeitet, muss das Managemen nicht in den operativen Prozess eingreifen. Somit wird der Workflow besser verstanden.
3. Die Implementierung von Workflows kann zu einer Änderung der Prozesse führen
Im Rahmen der Entwicklung eines Arbeitsablaufs müssen Unternehmen ihre aktuellen Prozesse gründlich überprüfen. Dies kann zu Verbesserungen und Optimierungen führen.
4. Besserer Zugang zu Informationen
Kritische Prozesse können in jeder Phase überprüft werden, um sicherzustellen, dass es keine Engpässe oder Probleme gibt. Diese Überprüfung ermöglicht es den Projektmanagern, festzustellen, ob der Prozess von Anfang bis Ende gut funktioniert.
5. Definition der Verantwortung für die Arbeit jedes Sektors
Anstatt dass die Mitarbeiter nicht genau wissen, wer für die Ausführung einer Aufgabe verantwortlich ist oder was ihre eigenen Aufgaben sind, definiert ein Workflow dies für sie.
6. Bessere Sichtbarkeit
Ein Workflow ist ein Mittel, um den Prozess den Beteiligten visuell zu vermitteln.
7. Fokus auf die Strategie
Wenn ein System gut funktioniert, müssen sich die Manager nicht auf den Betrieb konzentrieren. Sie können sich dann auf andere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, was das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens fördern kann.
8. Ein Workflow bietet einen Prüfpfad
Dies gilt insbesondere bei der Verwendung eines Software-Systems zur Verwaltung des Workflows. Es werden Aufzeichnungen über den Fortschritt und den Abschluss von Aufgaben sowie relevante Details wie den Urheber der Aktion, den Zeitpunkt der Ausführung und alle vorgenommenen Änderungen gespeichert.
BPM vs. Workflow: Wo liegt der Unterschied?
Über Workflows zu sprechen ist einfach. Jeder versteht die Idee, dass die Arbeit von einer Person zur anderen weitergeleitet werden muss, um bearbeitet zu werden. Wenn Sie jedoch über BPM – Business Process Management – sprechen, ist dies ein ganz anderes Gebiet. BPM klingt wie ein hochtechnischer Begriff, der nur von Experten verwendet wird.
Eine Workflow-Management-Software bietet Dir Optionen zur Organisation Deiner Workflows. Dies kann die Möglichkeit beinhalten, bedingte Schritte zu erstellen, Verknüpfungen mit anderer Software herzustellen oder parallele Pfade zu erstellen, damit ein Element folgt.
Währenddessen liefern Dir BPM-Software ein viel umfassenderes Bild aller Prozesse in Deiner Organisation. Sie haben nicht nur einen stabilen Workflow, sondern können auch gemeinsame Datensätze organisieren, erweiterte Berichte bereitstellen und die Entwicklung aller Ihrer Prozesse von einem gemeinsamen Dashboard aus überwachen.
