Ein Data Hoarder bewahrt viele überflüssige und veraltete elektronische Daten auf. Dabei kann es sich um eine Einzelperson oder eine Organisation handeln. Hier erfährst du alles, was du über diese Praxis wissen musst und welche Gefahren sie für die Cybersicherheit von Unternehmen birgt!
Viele Menschen haben schon immer zwanghaft Gegenstände angehäuft. Obwohl ihr Lebensraum überfüllt ist, gelingt es ihnen nicht, Dinge wegzuwerfen, die sie nicht mehr brauchen.
Im digitalen Zeitalter wird dieses Verhalten von Personen und Organisationen reproduziert, die unnötig große Datenmengen aufbewahren: die Data Hoarders.
Was ist Data Hoarding?
Data Hoarding bedeutet, dass elektronische Daten archiviert oder nie gelöscht werden, auch wenn sie absolut keinen Nutzen haben.
Im Gegensatz zur platzraubenden Anhäufung physischer Objekte kann Data Hoarding unbemerkt bleiben, da die Daten unsichtbar sind.
Diese Praxis kann jedoch sehr schnell zu einem Problem werden. Data Hoarding kann die Lebensqualität einer Person oder sogar den Betrieb eines Unternehmens beeinträchtigen.
Was ist ein Data Hoarder?
Auf individueller Ebene ist Data Hoarding die Haltung einer Person, die auf obsessive Weise Dateien sammelt.
In den extremsten Fällen kann sie sich ängstlich oder verängstigt fühlen, wenn sie daran denkt, Daten zu löschen.
Neben der Speicherung möchte ein Data Hoarder auch den Zugriff auf seine Daten von überall und für immer aufrechterhalten.
Im Reddit-Forum gibt es seit 2013 einen Bereich, der speziell dieser Praxis gewidmet ist: /r/DataHoarder/. Diese Gemeinschaft vereint mehr als 554.000 Mitglieder.
Ihre Motive sind vielfältig. Sie wollen z. B. ihre Lieblingsfernsehserie auf einer Festplatte speichern, falls sie plötzlich zensiert oder aufgrund eines rechtlichen Problems abgesetzt werden sollte.
Was auch immer ihre Gründe sind, Data Hoarders haben eines gemeinsam: Sie weigern sich kategorisch, Daten endgültig zu löschen. Ein Verhalten, das in den extremsten Fällen einer psychischen Störung ähneln kann.
Data Hoarding auf Unternehmensebene
Data Hoarding ist nicht nur eine persönliche Laune, sondern kann auch eine organisationsweite Praxis sein.
Dies gilt für Unternehmen, die große Mengen an unnötigen Daten sammeln und aufbewahren und sich weigern, diese zu löschen. Dabei kann es sich um alte E-Mails, Bilder oder den Schriftverkehr zwischen Mitarbeitern handeln.
Diese Datenklumpen können jedoch negative Auswirkungen haben. Sie kann die Organisation weniger effizient machen und Risiken für die Daten des Unternehmens oder seiner Kunden verursachen.
Beispielsweise können ungenutzte Daten (Dark Data), die nicht verwendet und in großen Mengen gespeichert werden, eine Sicherheitslücke verschlimmern.
Darüber hinaus verstößt Data Hoarding gegen Datenschutzgesetze wie die EU-DSGVO. Diese Verordnung legt ein Zeitlimit für die Speicherung von Informationen fest, das nicht überschritten werden darf.
Doch anders als man meinen könnte, ist diese schlechte Angewohnheit alles andere als eine Randerscheinung. Laut einer von Veritas Data Genomics durchgeführten Studie sind 83 % der IT-Entscheidungsträger der Meinung, dass ihr Unternehmen ein Data Hoarder ist.
Der Grund dafür ist oft, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, veraltete Dateien zu löschen. Für viele ist diese Aufgabe eine lästige Hausarbeit.
In einer Zeit, in der die Datenspeicherung dank der Cloud unbegrenzt zu sein scheint, speichern Organisationen große Mengen alter und überflüssiger Daten. Doch die Folgen können schwerwiegend sein.
Warum ist Data Hoarding ein Problem?
Auf den ersten Blick mag Data Hoarding harmlos erscheinen. Es kann sogar eine nützliche Praxis sein, um Kultur zu bewahren und zu verbreiten, im Falle der Digitalisierung von Filmen oder Musik.
Die Anhäufung von Daten kann jedoch sowohl auf individueller Ebene als auch für eine Organisation sehr problematisch werden.
Du musst anfangen, misstrauisch zu werden, wenn du mehr Dateien aufbewahrst, als du verwalten kannst. Wenn dein Computer anfängt, sich zu verlangsamen, ist das auch ein Zeichen für zu viele Daten.
Wenn du beim Durchsuchen deiner Festplatte auf Dateien stößt, die du nicht brauchst, ist es wahrscheinlich an der Zeit, mit dem Aufräumen zu beginnen.
Ein Übermaß an veralteten Dateien kann sich negativ auf die Datensicherheit auswirken. Sie können sensible Daten enthalten, die gehackt oder gestohlen werden können.
Es ist auch ein Hemmschuh für die Flexibilität und Effizienz eines Unternehmens. Redundante Dateien verstopfen die Datenbanken und machen es schwieriger, nützliche Informationen zu finden.
Mehr Speicherkapazität in der Cloud zu kaufen ist sehr einfach, aber die Kosten können sich schnell summieren. Insgesamt geben Unternehmen laut einer Studie von Business Insider jährlich mehr als 60 Milliarden US-Dollar für unnötigen Cloud-Speicher aus.
Generell kann dich Data Hoarding Zeit und Energie kosten. Daher ist es besser, nur das Nötigste zu speichern, um konzentriert arbeiten zu können.
Darüber hinaus kann diese Praxis in einigen Fällen sogar illegal sein. Die EU-DSGVO schreibt unter anderem vor, dass personenbezogene Daten nach drei Jahren gelöscht werden müssen.
Unternehmen, die sich nicht an diese Regel halten, müssen mit einer riesigen Geldstrafe rechnen, die bis zu 4 % ihres Jahresumsatzes betragen kann. Im Falle eines Datenlecks muss eine Organisation auch das Vertrauen ihrer Kunden zurückgewinnen.
Ebenso besteht in den USA der Urheberrechtsschutz 70 Jahre lang nach dem Tod eines Autors fort. Es ist daher illegal, diese Inhalte in digitaler Form in der Cloud zu speichern, und der Anbieter kann beschließen, sie von einem Tag auf den anderen ohne Vorankündigung zu löschen.
Wie kann man Data Hoarding bekämpfen?
Der Data Strategist kann eine Unternehmenskultur der Datensicherheit und der besten Speicherpraktiken schaffen.
Außerdem sollten die Netzwerknutzer regelmäßig daran erinnert werden, ihre persönlichen Daten wie Fotos und E-Mails nicht in der Cloud zu speichern.
In einem Unternehmen kann mehrmals im Jahr ein großer „Frühjahrsputz“ veranstaltet werden. Die Angestellten haben dann die Aufgabe, alte und überflüssige Dateien manuell zu löschen.
Dieser Prozess kann auch von den IT-Teams automatisiert werden, um alte Daten nach einer bestimmten Zeit automatisch zu bereinigen.
Beachte, dass einige Cloud-Anbieter Überwachungswerkzeuge anbieten, mit denen du feststellen kannst, wie viele Daten verwendet werden und wie oft die Dateien von den Nutzern geöffnet werden. Dies kann bei der Entscheidung helfen, welche Dateien gelöscht werden sollen.
Ob zu Hause oder bei der Arbeit, du kannst Unannehmlichkeiten vermeiden, indem du dir angewöhnst, täglich fünf Minuten damit zu verbringen, Dateien zu löschen, die du nicht mehr benötigst.
Wenn du nicht unterscheiden kannst, welche Dateien du noch benötigst, kannst du beschließen, alle Dateien zu löschen, die du seit mindestens einem Jahr nicht mehr geöffnet hast.
Das gilt natürlich nicht für Dokumente, die du aus rechtlichen Gründen aufbewahren musst.
Fazit: Der Data Hoarder, eine Plage für die Datensicherheit
Data Hoarding kann ernsthafte Probleme verursachen, wenn es auf individueller Ebene zu einer Neurose wird oder wenn es die Einhaltung der DSGVO innerhalb einer Organisation verhindert.
Daher ist es wichtig, die Einstellung der Data Hoarder zu korrigieren, bevor es zu spät ist. Dies kann durch eine Schulung in guten Datenverwaltungspraktiken oder durch die Einstellung eines Data Strategist oder eines Data Directors geschehen, der die Unternehmenspolitik festlegt.
Um zu lernen, wie du die besten Techniken und Werkzeuge für die Verwaltung, Verarbeitung und Speicherung von Daten beherrschst, kannst du dich für DataScientest entscheiden.
Unsere verschiedenen Kurse bieten dir die Möglichkeit, alle Fähigkeiten zu erwerben, die du als Data Analyst, Data Engineer, Data Scientist, Machine Learning Engineer oder Data Product Manager benötigst.
Du lernst insbesondere den Umgang mit Python, Datenbanken, Analysewerkzeugen, DataViz-Lösungen und Business Intelligence-Software.
Alle unsere Kurse werden als Fernstudium durchgeführt und können über den Bildungsgutschein finanziert werden. Am Ende des Kurses kannst du eine Zertifizierung erhalten, die von MINES ParisTech PSL Education ausgestellt wird. Entdecke DataScientest!
Du weißt alles über Data Hoarders. Weitere Informationen zum selben Thema findest du in unserem umfassenden Dossier über Data Management und in unserem Leitfaden über den Beruf des Data Strategist.
