Ab 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend. Diese große Veränderung soll Deine Austauschprozesse vereinfachen, Deine Daten besser schützen und gleichzeitig den Kampf gegen Steuerbetrug stärken. Erfahre hier, welche Regeln gelten, wie der offizielle Zeitplan aussieht und welche Schritte Du unternehmen musst, um Dich stressfrei auf die Umstellung vorzubereiten.
Was bedeutet elektronische Rechnungsstellung?
Einfache Definition und zentrale Prinzipien
Die elektronische Rechnungsstellung umfasst das Erstellen, Senden und Empfangen von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format, das sowohl für Menschen als auch für Buchhaltungssoftware lesbar ist. Es handelt sich dabei nicht um ein einfaches PDF, das per E-Mail verschickt wird. Vielmehr basiert das Verfahren auf standardisierten Formaten und sicheren Übertragungskanälen, um die Authentizität, Integrität und Rückverfolgbarkeit Deiner Rechnungen zu gewährleisten.
Mit anderen Worten: Du digitalisierst Deine Rechnungsprozesse auf eine regulierte und rechtskonforme Weise, die den französischen und europäischen Vorschriften entspricht.
Unterschied zwischen elektronischer Rechnung und digitalisiertem PDF
Ein unstrukturiertes PDF ist zwar ein digitales Dokument und auf den ersten Blick praktisch, erfordert aber manuelle Eingaben. Eine elektronische Rechnung dagegen basiert auf codierten Daten, die direkt von Deinen Tools verarbeitet werden können – ganz ohne Nachbearbeitung. So gewinnst Du an Geschwindigkeit, Genauigkeit und vermeidest wiederkehrende Fehler.
Die Ziele der Reform
Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung verfolgt gleich mehrere Ziele:
Automatische Datenübermittlung, um den Mehrwertsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen,
Vereinfachung interner Prozesse sowie Reduzierung zeitraubender Aufgaben und Fehlerquellen,
Stärkung von Rückverfolgbarkeit und Transparenz bei allen Austauschprozessen,
Harmonisierung der Praktiken auf europäischer Ebene.
Diese Reform ist also nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine echte Chance, Deine administrativen Abläufe zu automatisieren und Deine Effizienz nachhaltig zu steigern.
Offizieller Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung
Die wichtigsten Etappen bis 2026
Die Reform wird schrittweise eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Ab September 2026 musst du in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen, und je nach Größe wirst du zu bestimmten Terminen ausstellen müssen.
Verschiebung und neue Fristen laut DGFiP
Ursprünglich war der Start bereits für 2024 vorgesehen, wurde jedoch verschoben. Der neue Zeitplan wurde von der DGFiP im Rahmen des Finanzgesetzes offiziell festgelegt. Diese Anpassung verschafft Dir zwar etwas mehr Vorbereitungszeit, dennoch solltest Du nicht zu lange warten – denn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist nun unumkehrbar.
Schlüsseltermine nach Unternehmensgröße (Mikrounternehmen, KMU, ETI, Großunternehmen)
| Unternehmensgröße | Pflicht zur Annahme | Pflicht zur Ausstellung |
|---|---|---|
| Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen | 1. September 2026 | 1. September 2026 |
| KMU, Kleinstunternehmen, Solo-Selbstständige | 1. September 2026 | 1. September 2027 |
Wie Du siehst, liegt der entscheidende Unterschied in der Ausstellungspflicht. Selbst kleinste Unternehmen müssen daher schon jetzt mit der Planung ihrer Umstellung beginnen.
Wer ist betroffen - und wer ausgenommen?
| Kategorie | Situation |
|---|---|
| Unternehmen mit Mehrwertsteuerpflicht | Verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß dem offiziellen Zeitplan zu senden und zu empfangen. |
| Kleinstunternehmer (Auto-Entrepreneurs) | Betroffen, sobald sie an mehrwertsteuerpflichtige Kunden fakturieren. |
| B2C-Transaktionen | Nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen, aber unterliegen dem E-Reporting. |
| Mehrwertsteuerbefreite Vorgänge | Außerhalb des Pflichtumfangs, aber bestimmte Daten müssen übermittelt werden. |
Wie Du siehst, gibt es nur wenige Ausnahmen. Daher ist es wichtig, dass Du vorausschauend planst – unabhängig von der Größe Deines Unternehmens.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Die drei zugelassenen Formate: UBL, CII und Factur-X
Für die elektronische Rechnungsstellung musst Du eines der drei standardisierten Formate verwenden:
- UBL: ein universelles Format auf XML-Basis, ideal für ERP-Systeme,
CII: eine branchenübergreifende Norm, die international anerkannt ist,
Factur-X: ein Hybridformat, das ein lesbares PDF mit einer strukturierten XML-Datei kombiniert.
Partnerplattformen (PDP) und öffentliches Rechnungsportal (PPF)
Für den Austausch Deiner Rechnungen stehen Dir mehrere Optionen zur Verfügung:
eine vom Staat zugelassene Partnerplattform (PDP), die die Ausstellung und sichere Übermittlung übernimmt,
das öffentliche Rechnungsportal (PPF), das allen Unternehmen offensteht,
oder ein Digitalisierungsdienstleister, der Deine Rechnungen an eine PDP weiterleitet.
Viele Unternehmen entscheiden sich zudem für Einkaufs- und Lieferantenlösungen, um ihre Prozesse zu zentralisieren. Ein Beispiel ist SAP Ariba, das die Digitalisierung von Einkaufs- und Rechnungsabläufen ermöglicht und gleichzeitig kompatibel mit den zugelassenen Plattformen bleibt.
Das E-Reporting: Definition, Funktionsweise und betroffene Unternehmen
Das E-Reporting ergänzt die elektronische Rechnungsstellung. Dabei bist Du verpflichtet, bestimmte Transaktionsdaten wie B2C-Umsätze, internationale Geschäfte und Zahlungsinformationen regelmäßig an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Diese Daten werden in festgelegten Intervallen automatisch weitergeleitet und dienen der Vereinfachung und Kontrolle steuerlicher Prozesse.
Zu übermittelnde Daten und Sicherung der Übertragungen
Deine elektronischen Rechnungen müssen alle verpflichtenden Angaben enthalten – darunter SIREN-Nummer, Umsatzsteuerinformationen, Beträge, Adressen und Zahlungsfristen. Die Übertragung erfolgt über gesicherte Kommunikationskanäle, die sowohl die Datenintegrität als auch die Archivierung über mindestens sechs Jahre gewährleisten.
Rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben
Neben den klassischen Angaben – wie Rechnungsnummer, Datum, Identität der Parteien sowie Netto- und Bruttobeträgen – musst Du künftig auch zusätzliche Informationen angeben. Dazu gehören unter anderem die SIREN-Nummer, die Art der Transaktion und die Zahlungsart. Diese Vorgaben erhöhen die Transparenz und erleichtern den steuerlichen Abgleich für die Behörden.
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – nicht nur in Bezug auf Effizienz, sondern auch auf Sicherheit und Zusammenarbeit:
Automatisiere Deine Prozesse und reduziere den Aufwand für manuelle Eingaben,
Spare Kosten, die bisher durch Papier, Postversand oder Fehlerkorrekturen entstanden sind,
Erhöhe die Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit Deiner Austauschprozesse,
Sichere Deine steuerliche Konformität und vermeide kostspielige Nachzahlungen,
Stärke die Beziehung zu Kunden und Lieferanten durch standardisierte und transparente Abläufe,
Bereite Deine Systeme auf die europäische Interoperabilität vor – und sei damit bestens für die Zukunft gerüstet.
Wie Du Dein Unternehmen auf den Übergang vorbereitest
Wähle die geeignete Software oder Plattform
Wähle eine Softwarelösung, die mit den offiziellen Formaten kompatibel ist und mit einer zugelassenen Partnerplattform (PDP) kommunizieren kann. Achte außerdem darauf, dass sie sich reibungslos in Deine Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
Wenn Dein Unternehmen bereits ein Verwaltungssystem nutzt oder eine Modernisierung plant, kann ein vollständiges ERP wie SAP SD den gesamten Verkaufszyklus bis zur Rechnungsstellung abdecken und sich nahtlos in die neuen Anforderungen der E-Rechnung einfügen.
Für kleine und mittlere Unternehmen eignet sich beispielsweise die Sage Business Cloud – eine zugängliche All-in-one-Lösung, die Rechnungsstellung, Buchhaltung und Geschäftsmanagement in einer einzigen Umgebung zentralisiert.
Große Unternehmen hingegen können sich für umfassende ERP-Suiten wie Oracle PeopleSoft entscheiden, die Finanzverwaltung, elektronische Rechnungsstellung und steuerliche Konformität bereits nativ integriert haben.
Schule Deine Teams in elektronischer Rechnungsstellung und E-Reporting
Die Einbindung Deiner Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der Umstellung. Durch eine gezielte Schulung können sie sich schnell an die neuen Abläufe gewöhnen, Fehler vermeiden und die Effizienz im Alltag steigern.
Gute Praktiken zur Vorbereitung
Überprüfe zunächst Deine bestehenden Tools und teste Deine Prozesse mit einer Pilotplattform. Plane die Migration schrittweise und dokumentiere jeden Schritt sorgfältig. Auf diese Weise bist Du für den Tag X bestens vorbereitet – ohne größere Unterbrechungen im laufenden Betrieb.
Fazit
Die elektronische Rechnungsstellung markiert einen echten Wendepunkt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Wenn Du ihr Funktionsprinzip verstehst, die Fristen frühzeitig einplanst und geeignete Werkzeuge auswählst, wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung ein strategischer Hebel für Effizienz.
Je früher Du Dich vorbereitest, desto reibungsloser und sicherer gelingt der Übergang. Nutze diese Gelegenheit, um Deine Prozesse zu modernisieren – und gewinne langfristig an Zuverlässigkeit, Konformität und Produktivität.
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