Du möchtest ein HRIS einführen, weißt aber nicht,wo Du anfangen sollst?
Dann ist das Lastenheft Dein wichtigster Begleiter. Es hilft Dir,Deine Anforderungen klar zu definieren, verschiedene Lösungen miteinander zu vergleichen und Dein Projekt sicher umzusetzen.
In diesem Artikel zeigen wir Dir Schritt für Schritt, welche Rolle das HRIS-Lastenheft spielt, was es beinhalten sollte und welche Best Practices Dir helfen, es effektiv zu erstellen.
Was ist ein HRIS-Lastenheft?
Ein HRIS-Lastenheft ist ein Dokument, das Deine Bedürfnisse, Ziele und Rahmenbedingungen für die Einführung eines Human Resource Information Systems festhält.
Es ist gewissermaßen der Kompass Deines Projekts: Es sorgt dafür, dass interne Teams und externe Dienstleister auf derselben Linie arbeiten und alle Beteiligten in dieselbe Richtung steuern.
Darin werden sowohl die funktionalen Anforderungen (zum Beispiel gewünschte Module wie Lohnabrechnung, Recruiting oder Zeiterfassung) als auch technische Aspekte (Integrationen, Sicherheit) sowie Budget- und Rechtsvorgaben beschrieben. So dient es Dir als zentrale Referenz während der gesamten digitalen Transformation – von der Auswahl der Software bis hin zur erfolgreichen Implementierung.
Warum ein Lastenheft für ein HRIS verfassen?
Ein gut durchdachtes Lastenheft ist der beste Schutz vor unangenehmen Überraschungen.
Wenn Du es von Anfang an erstellst, kannst Du:
Deine tatsächlichen Bedürfnisse klar erfassen und vermeiden, überflüssige Module zu implementieren.
Funktionen priorisieren, um Dich auf das zu konzentrieren, was Deinen Teams echten Mehrwert bringt.
Verschiedene Lösungen leichter vergleichen, da Du über einen einheitlichen und klaren Referenzrahmen verfügst.
Dein Projekt absichern, indem Du technische Risiken und DSGVO-Verstöße minimierst.
Alle Beteiligten ausrichten, dank eines zentralen Dokuments, das als roter Faden für das gesamte Projekt dient.
Ein sorgfältig erstelltes HRIS-Lastenheft ist somit weit mehr als nur eine Formalität – es ist der Schlüssel zu einer reibungslosen, effizienten und erfolgreichen Implementierung.
Was sollte ein HRIS-Lastenheft enthalten?
1. Einführung und Kontext
Beginne mit einer kurzen Vorstellung Deines Unternehmens: Welche Branche, Größe und HR-Herausforderungen sind relevant?
Erkläre anschließend, warum Du dieses Projekt startest – zum Beispiel, um Daten zu zentralisieren, HR-Prozesse zu digitalisieren oder Zeit zu sparen.
Diese Kontextualisierung hilft dem Dienstleister, Deine Ausgangssituation und Ziele besser zu verstehen und von Beginn an passende Lösungen vorzuschlagen.
2. Analyse der aktuellen Bedürfnisse
Führe zunächst eine detaillierte Bestandsaufnahme Deiner HR-Prozesse durch: Was funktioniert bereits gut – und wo treten Schwierigkeiten auf?
Beschreibe außerdem Deine aktuellen Tools, ihre Grenzen und die Probleme, die Nutzer im Alltag erleben.
Diese Analyse hilft Dir, den tatsächlichen Bedarf zu erkennen und Prioritäten für das zukünftige HRIS zu setzen.
3. Umfang und Ziele des Projekts
Definiere klar, welche Module betroffen sind – zum Beispiel Lohnabrechnung, Recruiting, Weiterbildung oder Zeiterfassung.
Formuliere anschließend SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden).
So gibst Du Dienstleistern eine klare Orientierung und kannst Ergebnisse später objektiv bewerten.
Ein Beispiel:
„Die Bearbeitungszeit für Urlaubsanträge soll bis Ende des Jahres um 30 % reduziert werden.“
4. Funktionale Anforderungen
Beschreibe im Detail Deine funktionalen Erwartungen – etwa die Automatisierung der Lohnabrechnung, die Verfolgung von Abwesenheiten oder ein digitales Onboarding für neue Mitarbeitende.
Zögere nicht, zwischen unverzichtbaren Funktionen und optionalen „Bonus“-Features zu unterscheiden.
So können Anbieter gezielter auf Deine Bedürfnisse eingehen und Du behältst den Überblick über die Prioritäten Deines Projekts.
5. Technische Anforderungen
Lege präzise fest, welche technischen Anforderungen Dein zukünftiges HRIS erfüllen muss.
Dazu gehören beispielsweise die Integration mit Deinem ERP-System oder Deiner Buchhaltungssoftware, die Einhaltung von Sicherheitsstandards, das Hosting der Daten (zum Beispiel in einer souveränen Cloud) sowie die Unterstützung von SSO-Authentifizierung.
Diese Angaben sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Lösung kompatibel mit Deiner bestehenden IT-Infrastruktur ist und höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt.
6. Budget und Finanzierung
Definiere klar Deinen Budgetrahmen sowie dessen Verteilung – etwa für Lizenzen, Implementierung, Wartung und Schulung.
So können Dienstleister von Anfang an realistische Vorschläge machen, die Deinen finanziellen Möglichkeiten entsprechen.
Ein transparentes Budget hilft außerdem, Kostenüberschreitungen zu vermeiden und Angebote fair miteinander zu vergleichen.
7. Zeitplan und Implementierungsschritte
Schlage einen klaren Zeitplan mit einzuhaltenden Meilensteinen vor.
| Phase | Beschreibung | Zeitrahmen |
|---|---|---|
| Audit & Projektabgrenzung | Bedarfsanalyse und Festlegung des Projektumfangs | Woche 1 bis 3 |
| Anbieterauswahl | Ausschreibung und Vergleich der Lösungen | Woche 4 bis 6 |
| Konfiguration | Anpassung der Lösung und Integration in bestehende Systeme | Woche 7 bis 10 |
| Tests | Funktionale und technische Abnahmetests | Woche 11 bis 12 |
| Schulungen | Trainings für Administratoren und Endnutzer | Woche 13 |
| Go-Live | Offizieller Start und Betreuung nach dem Rollout | Woche 14 |
8. Auswahlkriterien für Dienstleister
Lege genau fest, nach welchen Kriterien Du potenzielle Dienstleister bewertest.
Zu den wichtigsten gehören die funktionale Übereinstimmung der Lösung mit Deinen Anforderungen, die Kostenstruktur, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Qualität des Kundensupports.
Vergiss außerdem nicht, die Skalierbarkeit der Lösung zu berücksichtigen – also die Fähigkeit, sich an die zukünftige Entwicklung Deines Unternehmens anzupassen.
So stellst Du sicher, dass Du eine Lösung wählst, die nicht nur heute passt, sondern auch langfristig mit Deinen Bedürfnissen wächst.
9. Vertragliche Bedingungen und gesetzliche Regelungen
Berücksichtige auch die rechtlichen Rahmenbedingungen.
Dazu gehören etwa Vertraulichkeitsklauseln, die im Vertrag festgelegt werden, sowie ein klar definiertes SLA (Service Level Agreement), das die Qualität der erbrachten Dienstleistungen sichert.
Achte außerdem auf die DSGVO-Konformität der Lösung und prüfe die Kündigungsbedingungen, um später flexibel zu bleiben.
Diese Punkte sind entscheidend, um Rechtssicherheit, Datenschutz und eine verlässliche Zusammenarbeit mit Deinem Anbieter zu gewährleisten.
Wie schreibst Du ein effektives Lastenheft für ein HRIS?
Den Projektumfang klar definieren
Lass keine Grauzonen entstehen: Präzisiere von Anfang an, welche Elemente im Projekt enthalten sind – und welche nicht.
So vermeidest Du Missverständnisse und stellst sicher, dass alle Beteiligten dieselbe Vorstellung vom Projektumfang haben.
Nutzer und Beteiligte einbeziehen
Binde frühzeitig alle relevanten Akteure ein – zum Beispiel HR-Verantwortliche, die IT-Abteilung und Teamleiter.
Jede dieser Gruppen bringt eine eigene Perspektive und wertvolle praktische Erfahrungen ein, die das Lastenheft erheblich bereichern.
Dadurch stellst Du sicher, dass die zukünftige Lösung die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer widerspiegelt und von Beginn an Akzeptanz im Unternehmen findet.
Realistisch budgetieren
Plane Dein Budget realistisch und denke dabei auch an versteckte Kosten wie Schulungen, Datenmigration oder Wartung.
Wenn Du diese Posten im Voraus einkalkulierst, ersparst Du Dir unangenehme Überraschungen im weiteren Projektverlauf.
Eine vorausschauende Budgetplanung schafft außerdem Transparenz und erleichtert die Verhandlung mit Dienstleistern.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der DSGVO
Stelle sicher, dass Dein zukünftiges HRIS sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllt.
Achte insbesondere auf die DSGVO-Konformität sowie auf klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung und Zugriffsverwaltung.
Ein System, das diese Standards respektiert, schützt nicht nur Dein Unternehmen, sondern auch das Vertrauen Deiner Mitarbeitenden.
Kommunikation und Einbindung des HR-Teams
Ein erfolgreiches Projekt steht und fällt mit der Kommunikation.
Organisiere daher regelmäßige Meetings, um den Fortschritt zu besprechen, Feedback von künftigen Nutzern zu sammeln und das Projekt bei Bedarf anzupassen.
Durch diesen offenen Austausch stärkst Du das Engagement Deines HR-Teams und sorgst dafür, dass das System später effektiv genutzt wird.
Fehler, die Du bei der Erstellung vermeiden solltest
Vermeide es, ein Lastenheft zu erstellen, das zu vage oder zu komplex ist.
Ignoriere niemals die Bedürfnisse der Endnutzer – denn selbst das leistungsfähigste HRIS ist nutzlos, wenn es im Alltag nicht akzeptiert wird.
Unterschätze außerdem nicht die Zeit, die für die Integration und Einrichtung benötigt wird, und achte darauf, Sicherheits- sowie vertragliche Aspekte von Anfang an zu berücksichtigen.
Best Practices für den Erfolg Deines HRIS-Projekts
Beziehe alle Beteiligten frühzeitig ein, schon in der Planungsphase.
Strukturiere die einzelnen Schritte mit einem klaren Zeitplan und definierten Verantwortlichkeiten.
Plane eine Test- und Abnahmephase ein, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Begleite den Wandel aktiv, indem Du Deine Teams schulst und Unterstützung anbietest.
Miss die Ergebnisse mithilfe von Performance-Indikatoren – etwa durch gewonnene Zeit, höhere HR-Zufriedenheit oder eine Reduzierung von Fehlern.
Fazit
Ein gut formuliertes Lastenheft ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen HRIS-Projekt.
Es hilft Dir, Deine Bedürfnisse klar zu definieren, verschiedene Lösungen objektiv zu vergleichen und Deine Teams aktiv einzubinden.
Wenn Du die beschriebenen Schritte und Best Practices befolgst, kannst Du Risiken minimieren, die Implementierung optimieren und die Akzeptanz Deines neuen HRIS sicherstellen.
Nimm Dir also die Zeit, Dein Lastenheft sorgfältig zu erstellen – denn es bildet das stabile Fundament für eine effiziente, zukunftssichere und nachhaltige HR-Transformation.
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