À en croire les statistiques du Workflow management coalition, les flux de travaux ou workflows sont au cœur de la gestion informatique de toute entreprise. Que vous les identifiez, les surveillez et les gérez ou non, ils font avancer votre entreprise. Comprendre les flux de travaux, la gestion des flux de travaux et le potentiel de chacun d’eux vous aidera à assurer le succès de votre organisation.
Comment définir un workflow ?
Un workflow est une série d’étapes liées au traitement des données. En effet, un workflow est la modélisation des processus métiers et la gestion des processus métiers. Dans sa définition la plus simple, le flux de travail est la modélisation et la gestion des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier ou processus opérationnel. Cependant, les flux de travaux se concentrent spécifiquement sur les données et sont souvent pilotés par des documents et des rapports. En outre, contrairement aux processus, les flux de travaux peuvent ne pas être répétables.
Dans la grande majorité des organisations et entreprises, un workflow ou circuit de validation consiste à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires, les modes de validation, les processus, les délais et même les règles métiers.
Les flux de travaux peuvent être entièrement basés sur l’humain, principalement pilotés par des systèmes ou quelque part entre les deux. Chaque fois que des données transitent entre deux entités, il s’agit probablement d’un flux de travail.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?
Un workflow permet de gagner du temps et garantit certainement la transparence et la reproductibilité. Il peut aussi faire beaucoup plus comme les avantages ci-dessous le prouvent.
1. Moins de risques liés aux projets
Lorsqu’un projet est à risque, il devient plus complexe et le nombre d’acteurs peut augmenter. Les flux de travail peuvent permettre de réduire les retards dans le calendrier. Ils peuvent également contribuer à réduire les litiges et les coûts éventuels en limitant la nécessité de refaire le travail.
2. Permet de faire des changements organisationnels
Lorsqu’une équipe travaille de manière cohérente, elle limite la nécessité pour la direction d’intervenir sur le processus opérationnel et peut permettre une meilleure compréhension du flux de travail.
3. Mettre en oeuvre des workflows peut entraîner un changement de processus
Dans le cadre du développement d’un flux de travail, les entreprises doivent examiner minutieusement leurs processus actuels. Cela peut conduire à des améliorations et à des optimisations.
4. Un meilleur accès aux informations
Les processus critiques peuvent être examinés à chaque étape, ce qui permet de s’assurer qu’il n’y a pas de goulots d’étranglement ou de problèmes. Cette surveillance permet aux chefs de projet de déterminer si le processus fonctionne bien de bout en bout.
5. Définition de la responsabilité du travail de chaque secteur
Au lieu que le personnel ne sache pas exactement qui est responsable de l’exécution d’une tâche ou quelles sont ses propres tâches, un flux de travail le définit pour lui.
6. Meilleure visibilité
Un workflow est un moyen de communiquer visuellement le processus aux parties prenantes.
7. Focalisation sur la stratégie
Lorsqu’un système fonctionne bien, les responsables n’ont pas besoin de se concentrer sur les opérations. Ils peuvent alors s’intéresser à d’autres aspects de leur travail, ce qui peut favoriser la croissance et le développement de l’entreprise.
8. Un workflow fournit une piste d'audit
C’est particulièrement vrai lorsqu’on utilise un système logiciel de gestion des flux de travail. Des enregistrements sont conservés sur l’avancement et l’achèvement des tâches, ainsi que des détails pertinents tels que l’auteur de l’action, le moment où elle a été effectuée et toute modification apportée.
BPM vs Workflow : quelle est la différence ?
Parler de flux de travail est facile. Tout le monde comprend l’idée que le travail doit passer d’une personne à une autre pour être traité. Mais, si vous parlez de BPM – Business Process Management, c’est un tout autre domaine. Le BPM sonne comme un terme hautement technique réservé aux experts.
Un logiciel de gestion de workflow vous offre des options pour organiser vos flux de travail. Cela peut inclure la possibilité de créer des étapes conditionnelles, de créer des liens avec d’autres logiciels ou de créer des chemins parallèles pour qu’un élément suive.
Un logiciel BPM donnera une image beaucoup plus large de tous les processus de votre organisation. Non seulement vous avez un flux de travail robuste, mais vous pouvez également organiser des ensembles de données communs, fournir des rapports avancés et surveiller l’évolution de tous vos processus à partir d’un tableau de bord commun.
