Das Records Management ist für das Dokumentenmanagement eines Unternehmens zuständig. Es überwacht die Verwaltung, Speicherung und Nutzung von Daten und sorgt dafür, dass diese sicher sind und die geltenden Gesetze eingehalten werden. Hier erfährst du alles, was du über diesen wichtigen Beruf im Bereich Data Governance wissen musst!
„Records Management“ oder Dokumentenmanagement ist eine wichtige Praxis in Unternehmen. Es umfasst die gesamte Archivierungspolitik und die Systeme, die verwendet werden, um interne Dokumente zu organisieren und zu pflegen.
Es kann ein automatisiertes System sein, das Dateien digital aufzeichnet und sie in der Cloud oder im internen Netzwerk einer Organisation speichert. Andere Unternehmen entscheiden sich für ein manuell verwaltetes Speichersystem oder einen hybriden Ansatz.
Der Zyklus des Dokumentenmanagements besteht aus fünf Hauptschritten:
- Erstellung der Datei
- Nutzung
- Schutz
- Archivierung
- Vernichtung
Während des gesamten Zyklus ist eine Funktion für das System verantwortlich: Das Records Management.
Was ist Records Management bzw. ein Records Manager ?
Das Records Management bzw. der Records Manager ist die Person, die das System beaufsichtigt, das ein Unternehmen zur Organisation und Pflege seiner Dateien verwendet. Er stellt sicher, dass der Dokumentenverwaltungszyklus befolgt wird und dass alle Daten ordnungsgemäß gespeichert und sortiert werden.
Von der Erstellung bis zur Löschung von Dokumenten überwacht der Records Manager deren Pflege. Er arbeitet eng mit den Verwaltungs- und IT-Abteilungen sowie mit der gesamten Organisation zusammen.
Was macht ein Records Manager? Wozu dient das Records Management ?
Der Beruf des Records Managers und die Funktion des Records Managements umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Verantwortlichkeiten, die mit dieser Rolle verbunden sind. Zunächst einmal ist der Experte dafür zuständig, neue Systeme für das Dokumentenmanagement zu schaffen, die es jeder Abteilung ermöglichen, ihre Dateiarchive zu koordinieren. Er kümmert sich auch um die Wartung, Bewertung und Überprüfung der bereits bestehenden Systeme.
Das Records Management bzw. der Records Manager koordiniert auch die Prozesse für den Transfer von physischen und digitalen Dokumenten. Er wacht über die Lagerung und Digitalisierung von Archiven. Seine Aufgabe ist es auch, Berichte zu schreiben und die Dateien auf dem neuesten Stand zu halten. Er ist auch für die Überwachung der Indexierung und Klassifizierung zuständig.
Der Datenschutz ist zu einem wichtigen Thema in Unternehmen geworden, insbesondere in der Europäischen Union seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018. Es ist die Aufgabe des Records Managements, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen, finanziellen, administrativen und industriellen Standards für Data Governance einhält.
Darüber hinaus richtet er Datenschutzmaßnahmen ein und stellt sicher, dass diese funktionieren. Im Falle eines Audits oder einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften ist er derjenige, der die Dokumente zur Verfügung stellt.
Eine weitere Verantwortung des Records Managers ist die Archivierung und Vernichtung alter Dateien und Dokumente. Schließlich erleichtert er den Zugang zu Dokumenten und beantwortet Datenanfragen von Angestellten oder Kunden des Unternehmens. Er organisiert auch Schulungen, um Best Practices bei der Verwaltung und Speicherung von Daten in der gesamten Organisation zu fördern.
Die Vorteile des Records Management
Ein gut organisiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es einem Unternehmen, die Sicherheit seiner Archive zu bewahren und die Kontrolle über den Zugriff auf Dateien und Daten zu behalten.
Dies ist ein Muss in Unternehmen, insbesondere aufgrund der rechtlichen Verantwortung, die mit der Verarbeitung von Daten verbunden ist. Alle Aktivitäten müssen dokumentiert werden.
Archive können als Beweismittel in Gerichtsverfahren, bei Audits oder bei internen Besprechungen dienen. Mit dieser Praxis kann das Unternehmen die Branchenvorschriften einhalten und gleichzeitig den Zugriff auf die Daten für autorisierte Nutzer vereinfachen.
Records Management schützt Informationen und minimiert somit das Risiko, dass sensible Daten verloren gehen oder durchsickern. Die redundante Speicherung an mehreren Orten vereinfacht auch die Wiederherstellung von Daten im Falle einer Katastrophe.
Ein effizientes System spart auch Geld, indem es die Kosten für Speicherplatz und IT-Ausrüstung senkt. Und anstatt sich manuell um die Speicherung zu kümmern, können sich die Mitarbeiter auf andere vorrangige Aufgaben konzentrieren.
Dies ist auch eine Möglichkeit, die Effizienz bei der Speicherung, Wartung und Sicherung von Dokumenten zu erhöhen. Die Zeit, die benötigt wird, um eine Datei zu finden, wird verkürzt, da keine großen Datenmengen mehr durchsucht werden müssen. Die Produktivität wird gesteigert.
Durch einen methodischen Ansatz bei der Erstellung, Verwendung und Löschung von Dateien begrenzt und kontrolliert der Record Manager das Dokumentenvolumen. Dadurch wird das Risiko vermieden, bei einem Übermaß überfordert zu sein.
Schließlich ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem dem Unternehmen, Dateien aus Besprechungen aufzubewahren. Diese Dokumente können zu einem späteren Zeitpunkt für strategische Entscheidungen verwendet werden. Die verschiedenen Interessengruppen können bei Bedarf leicht auf die Archive zugreifen.
Ein solches System hilft dem Unternehmen auch, seine Kultur und Geschichte zu bewahren. Archive können sich als nützlich erweisen, wenn neue Mitarbeiter/innen geschult werden, und um an die Werte, die Mission oder die Vision der Organisation zu erinnern…
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Was sind die Kompetenzen um im Records Management zu arbeiten ?
In der Regel hat ein Records Manager einen Abschluss in Informatik, Bibliothekswesen, Betriebswirtschaft oder Datenanalyse.
Einige Arbeitgeber verlangen einen spezialisierten Masterabschluss in Dokumentenmanagement.
Alternativ kann man auch als einfacher Assistent im Records Management anfangen und sich mit zunehmender Erfahrung hocharbeiten.
Die Hauptqualitäten eines Records Managers sind Organisation, Analyse und Kommunikation, da er mit den Angestellten des Unternehmens und den Kunden interagieren muss.
Erfahrung in der Verwaltung ist ein großer Vorteil. Dieser Beruf erfordert auch Aufmerksamkeit für Details und Geduld, um die vielen Dateien und Dokumente systematisch zu organisieren.
Und schließlich ist eine Vorliebe für Problemlösungen hilfreich, wenn es Probleme in den Archiven gibt. All diese persönlichen Qualitäten ergänzen die unverzichtbaren Fähigkeiten im Datenmanagement.
Um dein Fachwissen als Records Manager unter Beweis zu stellen, kannst du die Zertifizierung zum Certified Records Manager (CRM) anstreben, die vom Institute of Certified Records Managers (ICRM) angeboten wird.
Fazit: Records Management, ein wichtiger Beruf im Zeitalter von Big Data
In einer Zeit, in der Unternehmen riesige Datenmengen generieren und sammeln, ist der Beruf des Records Managers wichtiger denn je geworden.
Es ist unerlässlich, den Datenschutz zu gewährleisten, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und eine Verwaltung zu haben, die es den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen ermöglicht, schnell auf die benötigten Dateien zuzugreifen.
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