Que ce soit pour imprimer les contrats de travail du service RH, les bons de commande du département commercial ou les flyers pour les équipes marketing, toutes les entreprises disposent d’imprimantes. Et souvent plusieurs, pour les répartir entre les différents services. Alors pour gérer l’ensemble des documents à imprimer, les organisations ont besoin d’un serveur d’impression. Focus sur cette technologie indispensable à toutes les entreprises.
Qu’est-ce qu’un serveur d'impression ?
Le serveur d’impression est un périphérique réseau qui connecte les imprimantes et les ordinateurs de l’entreprise. Ainsi, plusieurs collaborateurs peuvent utiliser la même imprimante.
Agissant en tant qu’intermédiaire, ce serveur doit gérer les requêtes d’impression entre les ordinateurs et les imprimantes. Concrètement, lorsqu’un collaborateur souhaite imprimer un document, il envoie une requête via son ordinateur au serveur d’impression. Celui-ci va alors l’envoyer à la bonne imprimante afin de répondre favorablement à la demande d’impression du collaborateur.
En gérant toutes les impressions d’une entreprise, ces équipements sont plus qu’indispensables à leur bon fonctionnement ; que ce soit pour les processus en interne, mais aussi pour les relations avec les tiers.
Bon à savoir : les serveurs d’impression peuvent être installés sur tous types d’ordinateurs, quel que soit leur système d’exploitation.
Quelles sont les fonctionnalités du serveur d’impression ?
Le rôle principal du serveur d’impression est de gérer l’ensemble des demandes d’impression en provenance de tous les ordinateurs du réseau informatique. À ce titre, il doit :
- Connecter les ordinateurs et les imprimantes : le serveur d’impression partage une ou plusieurs imprimantes avec les ordinateurs de l’organisation, de sorte que tous les collaborateurs puissent les utiliser.
- Transmettre les requêtes à la bonne imprimante : une entreprise possède très souvent plusieurs imprimantes. Le serveur doit donc envoyer la bonne demande d’impression (couleur, noir et blanc, nombre de page, …) au bon endroit.
- Gérer les demandes d’impressions simultanées : si l’imprimante est déjà occupée, le serveur stocke et met en file d’attente la requête. Ce qui permet d’éviter de surcharger le périphérique d’impression.
- Centraliser les requêtes : pour les entreprises travaillant dans de grands bâtiments (en particulier lorsqu’il y a plusieurs étages), le serveur d’impression est plus qu’indispensable puisqu’il centralise les demandes de tous les ordinateurs de la structure.
- Organiser la file d’attente : en plus d’imprimer tous types de documents, il est possible de réorganiser la file d’attente, hiérarchiser les tâches et supprimer des documents mis en attente à partir du serveur d’impression.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, l’entreprise gagne un temps considérable dans l’impression de documents. Et ce, peu importe ses besoins. En effet, il est toujours possible d’ajouter d’autres systèmes clients ou imprimantes au réseau informatique. Le serveur d’impression continuera de centraliser toutes les requêtes.
Quelles sont les limites du serveur d’impression ?
Si le serveur d’impression est indispensable pour gérer simultanément toutes les demandes d’impression de l’organisation, il présente toutefois un inconvénient majeur. En effet, s’il subit un bug ou une panne, ce sont toutes les imprimantes connectées au périphérique qui s’en trouvent affectées. Autrement dit, l’entreprise ne peut plus rien imprimer tant que le problème n’est pas résolu. Et cela peut fortement impacter la productivité de ses équipes. En particulier pour les entreprises qui ont des besoins d’impressions très élevés ou qui n’ont pas complété leur transformation digitale.
Bon à savoir : le serveur d’impression s’intègre à toutes les autres ressources technologiques d’une organisation. Les administrateurs doivent donc les prendre en compte lorsqu’ils gèrent le système informatique et tout mettre en œuvre pour limiter les cas de pannes ou de bug pouvant paralyser les impressions de l’entreprise.
Comment fonctionne le serveur d'impression ?
- Une entrée réseau pour gérer les protocoles réseaux. Bien souvent, il s’agit d’un port RJ45 pour le réseau Ethernet.
- Une ou plusieurs sorties permettant de connecter chacune aux imprimantes. Ce peut être une connexion parallèle, USB ou sans fil (même si la plupart du temps, les serveurs d’impression disposent de connexions de sortie USB).
Bon à savoir : le serveur d’impression peut se présenter sous la forme d’un ordinateur hôte avec plusieurs imprimantes partagées ou d’un dispositif à part implémentant les protocoles d’impression. Quel qu’il soit, les fonctionnalités restent les mêmes.
Comment configurer un serveur d’impression ?
La configuration du serveur d’impression dépend du système d’exploitation utilisé. La plupart des entreprises utilisant Windows, nous nous concentrons sur ce système. Sachez que les Windows Server sont installés par défaut pour les réseaux Microsoft et TCP/IP. Ensuite, les manipulations à effectuer dépendent de la version du serveur. Mais de manière générale, il convient de cliquer sur “Configurer l’assistant serveur”, puis “Serveur d’impression” et de se rendre sur la page “Imprimantes et pilotes d’imprimante”. Dès lors, il est possible de supprimer ou d’ajouter une imprimante locale.
Le serveur d’impression à l’heure du tout digital
À l’heure de la transformation numérique, les entreprises ont de moins en moins de documents papier. À la place, tout ou presque se déroule en ligne et les documents sont stockés dans le cloud ou dans des serveurs de fichiers sur site.
À ce titre, le serveur d’impression a-t-il toujours sa place dans un monde de plus en plus digitalisé ? La réponse est oui ! Même si les besoins d’impression diminuent progressivement, une grande majorité d’entreprises continuent d’imprimer des documents.
C’est d’ailleurs indispensable dans certains domaines :
- Les contrats : la majorité des contrats (contrats de travail, partenaires, …) sont encore signés manuellement sur des documents papier.
- Les supports marketing : comme les flyers à distribuer ou les affiches à coller qui doivent être imprimés.
- L’envoi de colis : il faut généralement imprimer un code-barre à coller sur le colis pour que les transporteurs le prennent en charge.
Face aux besoins constants des entreprises en matière de serveur d’impression, les administrateurs système doivent maîtriser l’utilisation de ces périphériques réseau.
