La Data Governance ou gouvernance des données est indispensable en entreprise pour tirer profit des données tout en assurant leur sécurité et leur conformité. Découvrez tout ce que vous devez savoir : définition, importance, rôles, conseils, formations…
Pour les entreprises de tous les secteurs, les données sont désormais essentielles. Toutefois, pour en tirer pleinement profit, il est essentiel de planifier la manière dont la Data est utilisée afin qu’elle soit prise en charge de façon cohérente à travers toute l’entreprise.
Cette planification est indispensable pour assurer la sécurité et la conformité aux règlements tels que le RGPD, mais aussi pour extraire toute la valeur des données collectées et stockées par l’entreprise.
C’est d’autant plus important à l’heure où les technologies comme l’IA et le Machine Learning dépendent pleinement de la qualité des données. Désormais, la Data Governance fait partie des priorités en termes d’initiatives stratégiques pour les organisations de toutes les industries.
Qu'est-ce que la Data Governance ?
Pour faire simple, la Data Governance est un ensemble de principes et de pratiques permettant d’assurer la haute qualité des données à travers l’intégralité de leur cycle de vie.
Selon le Data Governance Institute, il s’agit d’un « framework » permettant d’aider les différents responsables des données au sein d’une entreprise à identifier leurs besoins en matière d’information et à y répondre.
Cet organisme précise qu’il ne suffit pas de systèmes de gestion de données. La gouvernance des données repose sur un vaste ensemble de règles, de processus et de procédures permettant de s’assurer que ces règles soient suivies de façon constante au quotidien.
Pourquoi est-ce important ?
Les données sont devenues le principal atout des entreprises. C’est cette ressource qui détermine désormais la réussite ou l’échec d’une activité.
Toutes les organisations ont entamé leur transformation digitale, et celles qui ne le font pas risquent de rester dans le passé. Or, pour exploiter les données et réussir cette transformation, il est indispensable de gouverner les données.
Il est donc impératif de déployer un framework de gouvernance des données compatible avec l’organisation, avec ses objectifs et avec son Business Model. Ce framework doit déterminer les standards de données nécessaires à la transformation, et attribuer les rôles et responsabilités au sein de l’entreprise et de son écosystème.
Un framework de Data Governance doit servir la transformation digitale au sein des différents départements de l’entreprise. À l’échelle des managers, tout d’abord, elle doit offrir une vue d’ensemble des données, de leur valeur et de leur impact sur l’activité.
Concernant la finance, la Data Governance garantit un reporting cohérent et précis. Les départements des ventes et du marketing profitent quant à eux d’informations fiables sur les préférences et le comportement des clients.
En termes de logistique, la Data Governance permet de réduire les coûts et d’améliorer les initiatives d’efficacité opérationnelle basées sur l’exploitation des données et la collaboration au sein de l’écosystème.
La Data Governance impacte aussi directement la production en permettant le déploiement de l’automatisation. Enfin, d’un point de vue légal, il s’agit de la seule façon de se conformer aux règlements de plus en plus exigeants.
Avantages et bienfaits de la Data Governance
Les avantages de la Data Governance sont multiples. Elle permet de profiter de données de meilleure qualité, plus propres, et donc d’analyses plus fructueuses.
Par extension, cette gouvernance permet donc de prendre de meilleures décisions et d’obtenir de meilleurs résultats. L’entreprise est également en mesure de mieux se positionner sur son marché, de jouir d’une meilleure réputation, et de réaliser davantage de bénéfices.
Quel est le but de la Data Governance ?
La Data Governance offre de nombreuses possibilités. Elle permet tout d’abord de prendre des décisions cohérentes, basées sur des données fiables, et alignées avec les objectifs de l’entreprise.
Cette gouvernance des données permet aussi de se conformer aux règlements comme le RGPD, et donc d’éviter de lourdes amendes. Il est notamment possible de documenter l’origine des données et de contrôler leur accès.
Elle permet aussi d’améliorer la sécurité des données, en établissant une propriété des données et en octroyant à chacun des responsabilités. Les règles de distribution des données peuvent être définies et vérifiées, notamment concernant les rôles des entités internes et externes.
En outre, une Data Governance permet d’accroître les bénéfices grâce aux données. Il est en effet nécessaire que les données soient stockées, maintenues, classées et accessibles de façon optimale pour pouvoir en tirer profit.
Les Indicateurs Clés de Performances liés à la qualité des données peuvent être mesurés en confrontation avec les Indicateurs de Performances plus généraux au sein de l’entreprise.
Le fait de ne pas avoir à nettoyer et à structurer les données de façon systématique permet par ailleurs de mieux planifier les opérations. Les données fiables et standardisées peuvent aussi être réutilisées, ce qui évite de répéter des tâches fastidieuses inutilement.
En profitant de données de haute qualité, les équipes peuvent aussi travailler plus efficacement. Il ne s’agit là que de quelques exemples des possibilités offertes par la Data Governance.
Quels sont les rôles de la Data Governance ?
La Data Governance implique l’entreprise dans son ensemble, à différents degrés. Certains jouent toutefois un rôle clé.
Les » Data Owners » sont les personnes capables de prendre des décisions et de les appliquer au sein de l’organisation. Ce sont les responsables de la qualité et de l’intégrité des données.
Les Data Stewards quant à eux sont en charge de s’assurer que les règles et standards de données soient respectés au quotidien au sein de l’organisation. Ils peuvent être chargés de prendre soin des données, ou consultés sur la façon de le faire.
Un autre rôle est celui des Data Custodians, ou gardiens des données. Ils sont en charge de l’embarquement technique, de la maintenance, et des mises à jour des données.
Le comité de Data Governance a pour but d’approuver les règles et les standards de données et de résoudre les éventuels problèmes. En fonction de la taille et de la structure de l’organisation, il peut y avoir un comité différent pour les données de différents domaines : client, vendeur, produit, employé…
Ces différents rôles peuvent être épaulés par un Data Governance Office ou une équipe Data Governance entièrement dédiée. Cette équipe est généralement composée de plusieurs membres ayant chacun sa responsabilité.
Le Manager est en charge de concevoir, d’implémenter et de continuer la maintenance du Master Data Control et de la gouvernance dans toute l’entreprise. L’architecte quant à lui supervise la conception et l’implémentation.
Cette équipe comprend aussi un Data Analyst utilisant l’analyse de données pour identifier les tendances et passer en revue les informations. Le Data Strategist développe et exécute les plans d’analyse.
Enfin, le spécialiste de la conformité veille à l’adhérence aux différents standards légaux pour les différents types de données. En général, ces différents rôles de la Data Governance sont documentés afin de préciser leurs responsabilités et leurs interactions.
Qu'est-ce qu'un framework de Data Governance ?
Un framework de Data Governance est un ensemble de règles et de processus visant à définir clairement les différents rôles de gouvernance des données dans l’entreprise. Il existe de nombreux frameworks, comme celui du Data Governance Institute.
Ce framework s’appuie sur des questions. Tout d’abord, « pourquoi » ? En effet, les Master Data peuvent être décrites par la façon dont elles interagissent avec les autres données.
Il s’agit de mettre en place une mission et une vision indiquant pourquoi la Data Governance est essentielle au sein de votre entreprise. Dans l’idéal, la réponse doit être liée aux objectifs de l’activité.
La deuxième question que pose le framework est « quoi ? ». Il s’agit des objectifs à court et long termes du programme de Data Governance, des critères de succès et de leur mesure.
Comment ? Les règles et standards en matière de données et la façon dont les règles de l’entreprise se transforment en règles de données. Ces règles sont mises en place par l’équipe de Data Governance.
Qui ? Quels sont les différents rôles de la Data Governance et quelles sont leurs responsabilités, à qui se référer en cas de question ou de problèmes liés aux données ?
Enfin, quand ? Quelle est la chronologie de déploiement des processus de Data Governance ? Quelles sont les différentes étapes et dans quel ordre doivent-elles être exécutées ?
Protection et confidentialité des données
La protection et la confidentialité des données prennent de plus en plus d’importance dans les esprits. On le constate par exemple avec l’adoption du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) dans l’Union européenne.
Ce changement des mentalités impacte fortement la Data Governance. Désormais, la confidentialité et la protection des données » par défaut » doivent être intégrées aux standards et politiques de données.
Ceci concerne aussi bien les données des employés que celles des clients et des tiers. Le Data Controller doit avoir une vision d’ensemble sur la façon dont les données sont stockées, sur qui y a accès et pour quelles raisons.
Il est indispensable de savoir quand l’on manipule des données personnelles, et le faire uniquement pour des raisons légitimes et conformes à la législation locale. Ceci concerne aussi bien l’environnement de production que l’environnement de développement.
Quelles sont les meilleures pratiques de Data Governance ?
Chaque entreprise est différente, et les pratiques de gouvernance doivent être adaptées en fonction de ses besoins et de ses contraintes. Toutefois, certaines pratiques clés peuvent être adoptées de façon universelle.
Tout d’abord, il est important de commencer doucement. La stratégie de Data Governance doit être déployée progressivement, comme pour tous les aspects d’une entreprise.
Il convient par ailleurs de définir des objectifs clairs et mesurables. La mesure est indispensable pour le contrôle.
Les rôles de la Data Governance et les responsabilités doivent être identifiés avec précision. De même, les responsables de l’entreprise doivent être éduqués et formés à la gouvernance des données.
Le framework de Data Governance doit s’intégrer au modèle économique de l’entreprise. L’infrastructure, l’architecture et les outils requis doivent être répertoriés, au même titre que les différents domaines et éléments de données.
Mettez en place des Indicateurs Clés de Performance concernant la qualité des données, pouvant être liés aux IDC des performances générales de votre entreprise. Identifiez aussi les avantages de la gouvernance des données en termes de croissance, d’économies et de conformité.
Enfin, veillez à communiquer fréquemment. La communication est essentielle pour la gouvernance des données.
Comment se former à la Data Governance
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