Das elektronische Rechnungsformat wird bald unverzichtbar. Ab 2026 müssen alle französischen Unternehmen ihre Rechnungen in einem vom Finanzamt anerkannten, strukturierten Format ausstellen und empfangen. Doch zwischen Factur-X, UBL und CII fällt es leicht, den Überblick zu verlieren. In diesem Artikel erfährst Du, welche Formate es gibt, wie sie funktionieren, welche Vorteile sie bieten – und welche Schritte Du unternehmen musst, um Dich optimal auf die Reform vorzubereiten.
Die elektronische Rechnung ist weit mehr als ein einfaches PDF, das per E-Mail verschickt wird. Ab 2026 gilt: Alle Unternehmen in Frankreich sind verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich über zugelassene Plattformen im elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Diese Reform stellt zwar eine große Umstellung dar, bietet jedoch vor allem eine einzigartige Chance, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, den Datenaustausch zu sichern und endlich auf Papier zu verzichten.
Doch bevor Du Dich mit der Umsetzung beschäftigst, solltest Du verstehen, was ein „Format“ für eine elektronische Rechnung eigentlich ist. Zwischen Factur-X, UBL, CII und XML ist es nicht leicht, den Durchblick zu behalten. Diese Abkürzungen bezeichnen verschiedene Standards zur Datenstrukturierung, die dafür sorgen, dass IT-Systeme Informationen korrekt austauschen können. In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel!
Warum braucht es ein Standardformat für die elektronische Rechnung?
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bedeutet weit mehr, als ein Papierdokument einzuscannen und per E-Mail zu versenden. Damit eine elektronische Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen interpretierbar sein. Genau deshalb spielt das Format eine so zentrale Rolle.
Jedes Unternehmen nutzt seine eigene Verwaltungssoftware – etwa Sage, Cegid, QuickBooks, SAP oder EBP. Ohne einen gemeinsamen Standard könnten diese Systeme nicht „dieselbe Sprache sprechen“. Das elektronische Format sorgt daher für eine einheitliche Struktur der wichtigsten Rechnungsdaten – etwa Betrag, Mehrwertsteuer, Datum oder Referenznummer. So können die Informationen automatisch von einem Tool ins andere übertragen werden, ganz ohne manuelle Eingaben oder Informationsverluste.
Doch diese Standardisierung ist nicht nur eine Frage des Komforts. Sie ist auch eine europäische und steuerrechtliche Verpflichtung. Die Die Richtlinie 2014/55/EU schreibt den EU-Mitgliedstaaten die Einführung einer gemeinsamen Norm vor: der EN16931, die die Mindeststruktur einer elektronischen Rechnung definiert. In Frankreich wird diese große Reform von der DGFiP vorangetrieben. Ab 2026 müssen alle Unternehmen ihre Rechnungen in einem strukturierten Format über eine Partnerplattform für Dematerialisierung (PDP) oder das öffentliche Portal Chorus Pro übermitteln.
Über die reine Einhaltung der Vorschriften hinaus bringt diese Entwicklung auch klare Vorteile im Arbeitsalltag. Durch die strukturierte Erfassung der Daten werden Fehler und manuelle Eingaben deutlich reduziert, während sich Rückverfolgbarkeit und Transparenz des Austauschs verbessern. Die Informationen fließen automatisch in Deine Buchhaltungssoftware, die Mehrwertsteuer wird in Echtzeit geprüft – und das Risiko von Betrug sinkt erheblich.
Die wichtigsten Formate der elektronischen Rechnung
Hinter dem Begriff „Format“ verbergen sich verschiedene technische Standards, die die Kompatibilität zwischen Abrechnungssoftwares sicherstellen. Jedes Format hat seine eigene Logik, einen unterschiedlichen Komplexitätsgrad und spezifische Anwendungsbereiche. Ihr gemeinsames Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass Deine Software und die Deines Kunden problemlos miteinander kommunizieren – ganz ohne „Übersetzer“.
In Frankreich wie auch in Europa dominieren heute drei große Formate die elektronische Rechnungsstellung: Factur-X, UBL und CII. Gemeinsam bilden sie die Grundlage der modernen digitalen Rechnungsprozesse.
Das wohl beliebteste Format ist Factur-X, ein hybrides Modell, das aus einer französisch-deutschen Kooperation hervorgegangen ist. Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF mit einer integrierten XML-Datei, die alle strukturierten Daten enthält, die für Buchhaltung und Steuerkontrolle erforderlich sind.
Mit anderen Worten: Eine einzige Datei genügt. Sie kann gelesen, gedruckt und per E-Mail verschickt werden, während die Buchhaltungssoftware automatisch Beträge, Mehrwertsteuersätze oder Zahlungsfristen extrahiert. Factur-X ist vollständig kompatibel mit Chorus Pro, wird von der DGFiP anerkannt und entspricht der Norm EN16931. Seine Benutzerfreundlichkeit macht es zum Favoriten vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen, die auf die elektronische Rechnung umsteigen möchten, ohne ihre bisherigen Tools komplett umzustellen.
Das zweite große Format ist UBL – die Universal Business Language. Dieses internationale, auf XML-Technologie basierende Format wurde bereits in zahlreichen europäischen Ländern eingeführt und in große ERP-Systeme wie SAP oder Oracle integriert. Jedes Feld einer Rechnung – ob Nummer, Menge, Währung oder Mehrwertsteuersatz – wird in einem einheitlichen, universellen Vokabular definiert. Dadurch verlaufen Datenaustausch und Kommunikation zwischen Unternehmen – auch grenzüberschreitend – reibungslos.
Der große Vorteil von UBL liegt in seiner Interoperabilität: Es wurde entwickelt, um B2B-Kommunikation im großen Maßstab zu erleichtern, insbesondere zwischen Lieferanten, Händlern und Großkonzernen. Deshalb ist es das bevorzugte Format von Exporteuren und bereits digitalisierten Unternehmen, die den elektronischen Datenaustausch (EDI) bereits nutzen.
Schließlich gibt es noch das CII – die Cross Industry Invoice. Sie gilt als das umfangreichste und technisch anspruchsvollste Format des Trios. Entwickelt von UN/CEFACT, wurde es geschaffen, um die Anforderungen komplexer, branchenübergreifender Geschäftsprozesse zu erfüllen. Gemäß der Norm EN16931 kann CII sehr detaillierte Transaktionen abbilden – etwa mit mehreren Währungen, Rabatten, Vertragsstrafen oder Querverweisen.
Diese Informationsfülle macht das Format zu einem leistungsstarken Werkzeug, allerdings auch zu einem der aufwendigsten in der Implementierung. Seine Integration erfordert häufig technische Unterstützung oder maßgeschneiderte Beratung. Daher richtet sich CII in erster Linie an große Industrieunternehmen, internationale Konzerne oder öffentliche Einrichtungen, die bereits über komplexe Buchhaltungs- und ERP-Strukturen verfügen.
Kurz gesagt, jedes Format hat seine eigene Stärke:
Factur-X steht für Einfachheit,
UBL für Vernetzung,
CII für Präzision.
Gemeinsam bilden sie ein kohärentes Ökosystem, in dem jedes Unternehmen die passendste Lösung für seine Größe, Branche und digitale Reife finden kann.
Wie wählst Du das richtige Format für Dein Unternehmen?
Alles hängt zunächst von der Größe und digitalen Reife Deines Unternehmens ab. Für Kleinstunternehmen und mittelständische Betriebe bleibt Factur-X die einfachste und flexibelste Wahl. Es ist lesbar wie ein klassisches PDF, wird von der DGFiP anerkannt und ist mit den meisten Buchhaltungssoftwares kompatibel. So gelingt der Übergang zur elektronischen Rechnung ohne größere Umstellungen.
Mittlere Unternehmen und Großkonzerne hingegen benötigen häufig einen höheren Automatisierungsgrad und eine umfangreichere Datenstruktur. Für sie sind Formate wie UBL oder CII besser geeignet – je nach Komplexität der Austauschprozesse und dem gewünschten Integrationsgrad in bestehende Systeme.
Auch die Softwareumgebung spielt eine zentrale Rolle. Nicht jedes ERP-System oder Abrechnungstool unterstützt bereits alle Formate. Bevor Du Dich entscheidest, solltest Du daher unbedingt prüfen,
welche Formate Deine Software erstellen und lesen kann,
ob Deine Partnerplattform für Dematerialisierung (PDP) das gewünschte Format unterstützt,
und ob Dein System im Austausch mit dem öffentlichen Sektor kompatibel zu Chorus Pro bleibt.
Darüber hinaus ist die administrative Komplexität Deines Unternehmens entscheidend. Ein kleines Unternehmen, das nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellt, hat andere Anforderungen als ein Industriekonzern mit internationalen Standorten, verschiedenen Währungen und Mehrwertsteuersätzen. Je komplexer Dein Umfeld, desto stärker solltest Du auf ein strukturiertes, robustes und skalierbares Format wie CII oder UBL setzen.
Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um verschiedene Formate zu testen und anzupassen. Noch vor der verpflichtenden Einführung im Jahr 2026 empfiehlt es sich, mehrere Formate anhand einer Stichprobe von Rechnungen auszuprobieren, Deine Teams in deren Nutzung zu schulen und eventuelle Konvertierungen zwischen Standards zu planen. Eine gut vorbereitete Testphase hilft Dir, Probleme beim späteren Rollout zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Wie bereitest Du Dich auf die Verpflichtung ab 2026 vor?
Der Countdown läuft: Ab 2026 müssen alle französischen Unternehmen ihre Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen. Das bedeutet zwar einen großen administrativen Wandel, bietet aber zugleich eine wertvolle Chance, die eigene Verwaltung zu modernisieren und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren. Damit der Übergang reibungslos gelingt, solltest Du jetzt mit der Vorbereitung beginnen. Der erste Schritt: Überprüfe die Kompatibilität Deiner Abrechnungssoftware.
Egal, ob Du mit Sage, Pennylane, Cegid, QuickBooks oder EBP arbeitest – die meisten Anbieter passen ihre Tools bereits an, um Rechnungen in den neuen Formaten erstellen zu können. Sollte Deine Software noch nicht bereit sein, kein Grund zur Sorge: Ein Update ist mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits geplant. Wichtig ist, dass Dein System bis zum Stichtag in der Lage ist, strukturierte Rechnungen zu erzeugen, zu lesen und zu übermitteln.
Im nächsten Schritt folgt die Wahl einer Partnerplattform für Dematerialisierung (PDP), die im neuen System eine zentrale Rolle spielen wird. Als Bindeglied zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung ist die PDP verantwortlich für die Übermittlung, Validierung und Archivierung der Rechnungen im korrekten Format.
Du hast dabei zwei Möglichkeiten:
den öffentlichen Rechnungsportal zu nutzen – die kostenlose, zentrale Lösung des Staates (Nachfolger von Chorus Pro),
oder Dich für eine zertifizierte private PDP zu entscheiden.
Private PDPs bieten in der Regel erweiterte Funktionen, etwa ERP-Integrationen, Automatisierungsmöglichkeiten, Mehrwertsteuer-Tracking und Dashboards. Diese Wahl sollte gut überlegt sein, da die technische Anbindung an eine PDP häufig mehrere Wochen Integrationszeit in Anspruch nimmt. Eine frühzeitige Planung ist daher entscheidend, um den Übergang bis 2026 stressfrei zu meistern.
Doch der Übergang zur elektronischen Rechnung betrifft weit mehr als nur die Technologie. Er zwingt Unternehmen dazu, auch ihre internen Prozesse zu überdenken:
Wie werden Rechnungen validiert?
Wer ist für den Versand verantwortlich?
Und wo sowie wie werden sie archiviert?
Eine schnelle Analyse Deines Rechnungszyklus hilft Dir, mögliche Schwachstellen zu erkennen, die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltungs-, Einkaufs- und Vertriebsteams zu verbessern und so Probleme beim Umstieg auf die digitale Rechnung zu vermeiden.
Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Schulung Deiner Teams. Selbst das beste Tool ist nutzlos, wenn niemand weiß, wie man es richtig anwendet. Indem Du Deine Mitarbeiter im Lesen, Erstellen und Prüfen elektronischer Rechnungen schulst, reduzierst Du das Risiko von Mehrwertsteuerfehlern, falschen Formaten oder blockierten Übertragungen erheblich. Diese Kompetenzerweiterung stellt sicher, dass Dein Unternehmen vom ersten Tag an konform arbeitet.
Bevor Du vollständig umstellst, ist es außerdem unerlässlich, Testläufe unter realen Bedingungen durchzuführen. Simuliere einige Rechnungsübertragungen, überprüfe die korrekte Integration der Daten, identifiziere mögliche Fehlerquellen und passe Deine Prozesse entsprechend an.
Eine solche Testphase ist der beste Weg, um einen reibungs- und risikofreien Übergang sicherzustellen. Prävention, Schulung und Testen bilden die drei Säulen des Erfolgs. Wer sich frühzeitig vorbereitet, verwandelt eine reine gesetzliche Verpflichtung in einen echten Wettbewerbsvorteil – durch mehr Effizienz, Transparenz und buchhalterische Zuverlässigkeit.
Die konkreten Vorteile eines gut gewählten Formats
Über die gesetzlichen Pflichten hinaus kann eine gut strukturierte elektronische Rechnung zu einer echten Quelle für Mehrwert werden. Wenn Du das richtige Format auswählst und es korrekt in Dein System integrierst, spürst Du die Vorteile schnell – in Form von Zeitgewinn, höherer Zuverlässigkeit und vereinfachter Verwaltung.
Der erste Vorteil liegt auf der Hand: Zeitersparnis. Dank strukturierter Formate wie Factur-X, UBL oder CII gehört die manuelle Dateneingabe der Vergangenheit an. Die Informationen werden automatisch in Deine Buchhaltungssoftware übertragen, ganz ohne manuelles Eingreifen. Keine verlorenen Rechnungen mehr in E-Mails, keine kopierten Beträge in Excel – alles läuft automatisiert und nachvollziehbar. Die gewonnene Zeit kannst Du in Aufgaben mit höherem Mehrwert investieren: in Steuerung, Strategie oder Kundenbeziehungen.
Ein weiterer zentraler Vorteil ist die deutliche Reduzierung von Fehlern. Durch die strukturierte Erfassung der Daten beseitigt die elektronische Rechnung Dubletten, Inkonsistenzen und Versäumnisse. Beträge, Mehrwertsteuersätze und Fälligkeitstermine werden bereits bei der Erstellung überprüft, wodurch sich Streitfälle verringern und Zahlungen schneller erfolgen. Diese Standardisierung bringt mehr Präzision und Transparenz – und erleichtert zugleich den Arbeitsalltag in der Buchhaltung erheblich.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Steuerkonformität. Formate, die der Norm EN16931 entsprechen, werden automatisch von der DGFiP anerkannt. Im Falle einer Steuerprüfung kannst Du mit nur wenigen Klicks die Authentizität und Rückverfolgbarkeit jeder Rechnung nachweisen. Diese vollständige Transparenz sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen Deiner Geschäftspartner.
Doch die Vorteile gehen noch weiter. Durch die Zentralisierung und Strukturierung der Daten bietet die elektronische Rechnung eine bessere finanzielle Übersicht. Zahlungsfristen, Mehrwertsteuerbeträge und offene Rechnungen lassen sich in Echtzeit verfolgen und analysieren. Entscheidungen basieren dadurch nicht länger auf fehleranfälligen Excel-Tabellen oder manuellen Exporten, sondern auf verlässlichen, konsolidierten und aktuellen Daten.
Damit markiert die elektronische Rechnungsstellung den Beginn einer neuen Ära – der Ära der intelligenten Buchführung. Die standardisierten Daten bilden die Grundlage für Automatisierung und künstlichen Intelligenz. So werden Anwendungen möglich, die früher undenkbar waren: Prognosen zum Cashflow, automatische Anomalieerkennung oder vollautomatischer Bankabgleich. Mit der elektronischen Rechnung öffnest Du den Weg zu einer effizienteren, transparenteren und zukunftsfähigen Finanzverwaltung.
Cybersicherheit, Verschlüsselung und DSGVO-Konformität
Wie jede digitale Transformation bringt auch die Einführung der elektronischen Rechnung technische, organisatorische und menschliche Herausforderungen mit sich – und diese sollten keinesfalls unterschätzt werden. Wer sich gut vorbereitet, erlebt einen reibungslosen Übergang. Wer es hingegen aufschiebt, riskiert Komplikationen und Datenprobleme.
Eines der ersten Themen betrifft die Konvertierung zwischen verschiedenen Formaten. Nicht alle Unternehmen werden denselben Standard verwenden: Manche entscheiden sich für Factur-X, andere für UBL oder CII. Daher kann es notwendig werden, Rechnungen von einem Format ins andere zu konvertieren – insbesondere, wenn Lieferanten und Kunden unterschiedliche Tools einsetzen.
Dieser Schritt birgt jedoch Risiken: Lesefehler oder Datenverluste können auftreten, wenn die verwendeten Softwares nicht auf dem neuesten Stand sind. Deshalb ist es entscheidend, sich auf eine zuverlässige Partnerplattform für Dematerialisierung (PDP) zu verlassen, die mehrere Formate korrekt interpretieren und eine konforme Konvertierung gewährleisten kann.
Datensicherheit ist ein weiterer entscheidender Faktor. Die elektronische Rechnung beinhaltet den Austausch sensibler Informationen – etwa Beträge, Kontaktdaten, Umsatzsteuer-IDs oder Bankverbindungen. Diese Daten müssen verschlüsselt, sicher gespeichert und übertragen werden – und zwar im Einklang mit der DSGVO sowie den Vorgaben der französischen Finanzverwaltung (DGFiP).
Unternehmen sollten deshalb genau prüfen, ob ihre Dienstleister diese Sicherheitsstandards erfüllen:
Nutzung von Servern innerhalb Europas,
verschlüsselte Datenübertragungen (z. B. per HTTPS oder elektronische Signatur),
und eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen.
Nur so bleibt die Vertraulichkeit und Integrität der Daten dauerhaft gewährleistet.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die kontinuierliche Weiterentwicklung der Vorschriften. Die Rechnungsformate sind nicht statisch – sie entwickeln sich ständig weiter, im Rhythmus europäischer Richtlinien und nationaler Anpassungen. Unternehmen müssen daher wachsam bleiben – oder besser noch: einen Technologiepartner wählen, der die verwendeten Standards automatisch aktualisiert. Diese vorausschauende Haltung schützt Dich langfristig vor technischen Hürden und regulatorischen Überraschungen.
Nicht zu unterschätzen ist auch der Faktor Mensch. Der Erfolg der elektronischen Rechnung hängt maßgeblich von der Akzeptanz Deiner Teams ab. Es ist entscheidend, Mitarbeitende zu schulen, zu sensibilisieren und aktiv zu begleiten. Selbst das leistungsstärkste Tool bleibt wirkungslos, wenn es nicht verstanden und angenommen wird.
Die elektronische Rechnung in die Unternehmenskultur zu integrieren bedeutet, den Wandel nicht nur reibungslos, sondern auch nachhaltig zu gestalten. So wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung ein gemeinsames Digitalprojekt, das Effizienz, Sicherheit und Transparenz fördert.
Kurz gesagt: Die Herausforderungen sind real – aber lösbar. Der Schlüssel liegt in einem ausgewogenen Zusammenspiel von Technologie, Datensicherheit und menschlicher Begleitung. Wer diese drei Elemente vereint, schafft die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation.
Fazit: Das elektronische Rechnungsformat – eine kleine Datei mit großem Wandelpotential
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