Par le passé, Microsoft Excel était la solution par défaut pour la Business Intelligence et la Data Visualization. Toutefois, depuis son apparition, Power BI l'a progressivement remplacé. Les entreprises utilisent Excel et Power BI, mais quelles sont les différences ? Quels sont leurs avantages et inconvénients respectifs ?
Qu'est-ce que Power BI ?
Le logiciel Power BI de Microsoft est dédié à la Business Intelligence en self-service. Cette plateforme permet de créer facilement des rapports visuellement plaisants à partir des données. Elle permet aussi de créer des tableaux interactifs pouvant être partagés en toute simplicité.
On distingue la version Desktop de Power BI à installer en local et la version Service disponible via le cloud. Le moteur Power Query permet d’effectuer des requêtes pour récupérer des données à partir de n’importe quelle source grâce à une large variété de connecteurs.
Le langage DAX (Data Analysis Expressions) permet de programmer les requêtes. Différents outils et templates permettent de créer des rapports et des tableaux de bord à partir des données.
L’un des points forts de Power BI est la création de rapports et de tableaux de bord esthétiquement agréables. En comparaison, Microsoft Excel semble limité en termes de styles et d’options.
Grâce au cloud, les rapports et dashboards peuvent être partagés très facilement via le web. Les équipes peuvent donc collaborer sur un projet de manière efficace et coordonnée. Les visualisations peuvent être ouvertes sur une plateforme mobile comme iOS et Android ou même sur une montre connectée.
Différentes fonctionnalités de sécurité permettent de protéger les données. Un autre avantage par rapport à Excel est que Power Bi empêche le partage de données obsolètes afin que chacun ait accès à la dernière version du rapport ou du tableau de bord.
Qu'est-ce que Excel ?
L’application de tableur Excel est mondialement connue et offre de nombreuses possibilités, dont la création de tableaux de bord interactifs à la manière de Power BI. Ce logiciel est notamment très utile pour les analyses rapides et les calculs.
En utilisant le langage VBA (Visual Basic for Applications), il est possible d’automatiser de nombreuses tâches. Plusieurs templates gratuits sont proposés pour créer des tableaux de bord.
Toutefois, les dashboards réalisés avec Excel sont moins agréables visuellement et n’offrent pas autant de fonctionnalités de filtrage des données. L’avantage d’Excel est qu’il offre des possibilités bien plus diversifiées que Power BI. Cet outil est notamment plus adapté pour la modélisation et la prédiction financière.
Avec Excel, il existe un risque de partager des données obsolètes. Un tel incident peut toutefois être évité avec des plateformes de partage comme OneDrive, SharePoint ou Microsoft Teams.
Gardez en tête que Excel est un outil généraliste. Ce tableur peut aussi être utilisé pour la Data Visualization ou le scraping de données.
Différences et similitudes entre Excel et Power BI
Excel et Power BI utilisent Power Query et Power Pivot. La maîtrise de ces composants est donc un atout pour les deux logiciels.
En réalité, ces deux plateformes s’intègrent très bien puisqu’elles sont toutes deux créées par Microsoft. Un modèle de données créé sur Excel peut être très facilement publié sur Power BI sans transition.
Dans la même logique, Excel et Power BI s’intègrent très bien avec les autres applications Microsoft Office comme Teams et l’écosystème Power. Ceci permet de gagner du temps et d’automatiser des processus.
Il n’est pas vraiment nécessaire de choisir entre Excel et Power BI, car ces deux outils fonctionnent très bien conjointement. De manière générale, Excel est idéal pour explorer les données et Power BI est plus adapté pour la présentation et le partage.
L’avantage est à Power BI pour le partage et la collaboration de tableaux de bord et de rapports. Quelques clics suffisent.
De même, la capacité de Power BI à analyser de larges volumes de données en font la meilleure option pour la visualisation de données. Ses tableaux de bord personnalisés offrent une vision à 360 degrés, et des alertes peuvent être définies sur des Indicateurs Clés de Performance.
En termes d’interactivité et de fonctions, Microsoft Excel est plus limité pour les tableaux de bord. Son format de données tabulaire aide à visualiser des données sous différents formats de graphiques, mais ce n’est pas un outil idéal pour de plus larges ensembles de données.
Les nombreuses fonctionnalités de Power BI pour le formatage, les requêtes en langage naturel, l’édition ou le filtrage rendent les rapports plus faciles à comprendre, visuellement attractifs, et hautement dynamiques et interactifs.
Comment apprendre à utiliser Power BI ?
Power BI est désormais la solution de Business Intelligence la plus populaire, et sera bientôt omniprésente en entreprise comme Excel. À ce titre, la maîtrise de ce logiciel est une compétence très recherchée en entreprise.
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