Après avoir dépeint la transformation numérique de la fonction finance, celle des cabinets d’expertise comptable et d’audit, nous tâcherons dans le présent article de présenter un exemple concret de mise en situation. L’objectif principal ici est de comprendre comment l’acculturation à un outil comme Microsoft Power BI redéfinit le processus budgétaire d’une start-up.
Pour rappel, le terme « Business Intelligence » (« informatique décisionnelle » en français) est apparu pour la première fois en 1958[1]. Elle peut être définie comme un « processus technologique d’analyse des données et de présentation d’informations pour aider les (…) utilisateurs finaux de l’entreprise à prendre des décisions éclairées[2] ».
Contexte de la start-up BOOSTER
La start-up « BOOSTER » opère dans le secteur logistique.
Afin d’accompagner sa fonction finance dans le contrôle des activités opérationnelles vis-à-vis notamment des actionnaires, un reporting numérique est envisagé. A noter que la fonction finance de BOOSTER est représentée principalement par son dirigeant qui assume également le rôle de directeur financier. Aucun service de contrôle de gestion n’existe à date au sein de l’entreprise.
Dans cette optique, et dans le prolongement de sa suite bureautique, la start-up a l’ambition d’exploiter ses projections budgétaires par l’intermédiaire de l’outil leader en matière de Business Intelligence : Microsoft Power BI.
Les sources de données à prendre en compte
Les sources de données à exploiter et ciblées par les parties prenantes correspondent au fichier des écritures comptables (FEC) produit par l’entité.
Celui-ci devra être établi chaque mois dans le respect des normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. En complément, un fichier à plat dédié au budget doit être constitué en lien avec les prévisions de l’entité. Celui-ci sera alors être révisé au cours du premier semestre de chaque exercice comptable afin de constituer une source de données complémentaire appelée « Forecast ».
Cette dernière correspondra in fine à la combinaison des éléments suivants :
- données issues du réel (premier semestre N).
- données issues du budget révisé (second semestre N).
La combinaison de ces différentes sources de données doit permettre de résoudre les principales problématiques de l’entité.
La structuration de sa comptabilité
La notion de « start-up » se rapporte principalement à la notion d’innovation.
En effet, le management de ce type de structure focalise son énergie sur le développement de leur technologie et l’offre commerciale correspondante. La comptabilité peut alors être assimilée le plus souvent au parent pauvre de la gestion interne, avec un choix d’outil(s) et/ou de prestataires guidé avant tout par le prix. Avec la mise en place d’un reporting basé sur la Business Intelligence, l’enjeu serait de structurer progressivement sa comptabilité. Les normes structurelles du FEC fixées par l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales sont alors à respecter rigoureusement comme par exemple : « chaque ligne d’une même écriture est donc affectée d’un seul et même numéro » (BOI-CF-IOR-60-40-20, §100).
En complément, la mise en place d’une comptabilité analytique permet d’affiner le pilotage des activités par le management. L’objectif est alors de rendre plus digeste la lecture des opérations et de fiabiliser le processus de prise de décision au sein de l’organisation.
La qualité des données comptables permet également de répondre aux problématiques d’un financement majoritairement externe.
Les problématiques liées au financement externe
Une start-up embrasse le plus souvent l’ambition première de sécuriser son financement afin de poursuivre sa croissance.
Dans cette optique, plusieurs dispositifs existent, notamment :
- Les crédits d’impôt recherche (CIR[3]) et innovation (CII[4]) ;
- Le statut Jeune Entreprise Innovante (JEI[5]) et les exonérations liées ;
- Les aides au financement octroyées par Bpifrance[6] ;
- Les levées de fonds auprès des acteurs du capital investissement ;
- Les produits propres aux établissements de crédit (prêt, affacturage, etc.).
Dans le cadre de ces différentes solutions de financement, la capacité à rendre compte est primordiale. En effet, afin de convaincre d’éventuels partenaires, le déploiement d’un reporting permet d’assurer régulièrement une communication financière de qualité. En bénéficiant d’un processus agile et flexible, la matérialisation d’un pilotage maîtrisé de la part de la start-up peut être proposé aux investisseurs actuels ou potentiels. De plus, l’utilisation d’un outil tel que Microsoft Power BI permet à l’entité d’automatiser la production de ses indicateurs de gestion. Dans cette optique, la mise en place de visuels spécifiques sont les garants d’une prise de décision éclairée de la part du management.
En complément, et afin de suivre rigoureusement la consommation des fonds mis à disposition, l’utilisation d’une comptabilité budgétaire est à encourager.
La maîtrise de son budget
La comptabilité budgétaire répond à plusieurs besoins au sein de la start-up BOOSTER.
La nécessité de fixer des objectifs peut combler l’absence de flux réels ou comptabilisés de façon irrégulière. En se basant sur les évènements passés notamment, l’entité est en mesure de construire un budget annuel afin d’estimer ses besoins de fonctionnement. Le déploiement d’une stratégie est également à prendre en compte dans la projection des estimations. Dans le cadre d’une communication financière transparente, notamment en cas de financement externe, la maîtrise des hypothèses budgétaires est alors primordiale pour la crédibilité de l’organisation et de son management.
La capacité à mesurer d’autre part les éventuels écarts entre les performances réalisées et celles prévues a priori permet à l’organisation de réagir en conséquence. En effet, la stratégie globale s’adapte aux éventuels décalages dans la réalisation des objectifs. Tout différentiel en faveur de l’entité représente alors une « marge de sécurité » dans le cadre de ses opérations, et lui permet d’activer le cas échéant des actions complémentaires de développement. Au contraire, tout dépassement ou contre-performance par rapport au budget nécessite la révision de certaines projections afin d’ajuster entre autres les consommations prévues.
Du fait de sa faculté à prendre en charge une multitude de sources de données, Microsoft Power BI s’annonce compatible avec l’utilisation de fichiers construits dans le cadre d’un processus budgétaire.
La projection du compte de résultat
La construction d’un budget initial concernant la start-up permettra dans un second temps de générer une version révisée de celui-ci pour enrichir le pilotage financier.
En effet, la fonction finance de BOOSTER souhaite visualiser le compte de résultat à travers trois sources de données : la comptabilité générale, le budget et le budget révisé. Cette dernière source est alors établie par la fonction finance au cours du premier semestre de chaque exercice en cours. Selon des hypothèses d’estimation actualisées, ladite source prendra la forme d’un « forecast » composé des éléments suivants :
- Les six premiers mois de l’exercice en cours issus des flux comptables ;
- Les six derniers mois de l’exercice en cours issus du budget N révisé.
Par conséquent, il est possible de projeter le compte de résultat de BOOSTER par l’usage des différents scénarios en présence : réel, budget, forecast. Des comparatifs peuvent alors être pratiqués, notamment concernant l’atterrissage de fin d’exercice. Par extension, le pilotage de l’entité peut être poursuivi dans le temps une actualisation régulière des prévisions. A cet effet, Microsoft Power BI peut prendre en charge différentes versions d’un budget si celui-ci est modifié plusieurs fois dans l’année :
Il s’agit par la suite d’aider la start-up à suivre la consommation de sa trésorerie.
Le suivi des flux de trésorerie
Les ambitions de développement d’une start-up la poussent le plus souvent à solliciter des financements auprès d’acteurs externes.
Selon son grade de maturité, la jeune entreprise est amenée à se positionner sur différentes levées de fonds réparties en « série ». Une fois les fonds propres constitués et les éventuels prêts d’amorçage contractés, la start-up peut viser tout d’abord une première phase appelée « série A » destinée à développer le produit et la cible. Ce premier tour de table permet de réaliser des levées de fonds auprès de sociétés de capital-risque notamment. Par la suite, la start-up peut avoir recours aux séries complémentaires afin de poursuivre sa croissance.
À la suite des levées de fonds éventuellement réalisées, l’utilisation responsable des moyens à disposition peut être matérialisée. Par extension, un reporting peut également être constitué de sorte à soutenir les prochaines recherches de capitaux. Celui-ci peut en effet proposer une visualisation des flux de trésorerie répartis entre les différents postes de consommation : activité, investissement, financement.
Mictosoft Power BI incarne alors un atout de choix pour la fonction finance aussi bien pour rendre compte auprès d’investisseurs que pour le pilotage interne. Il peut ainsi être utilisé comme un véritable outil de communication financière et garantir aux parties prenantes une véritable transparence :
Il s’agit finalement de matérialiser les écarts entre le réel et le budget.
L’identification des écarts entre réel et budget
En s’appuyant sur la Business Intelligence, le reporting doit être orienté de sorte à déceler tout dérapage dans les consommations ou performances de l’entité.
Dans le prolongement de la construction budgétaire définie précédemment, les écarts par rapport aux flux réels peuvent être identifiés par axes analytiques. À titre d’exemple, les décalages entre le chiffre d’affaires et les objectifs budgétaires de la start-up sont répartis par activités dans la figure ci-dessous :
De manière plus fine encore, le positionnement des flux réels de BOOSTER par rapport à son budget peut être matérialisé au-delà de l’axe analytique. En effet, la consommation des charges opérationnelles peut être décomposée par fournisseur dans la figure ci-dessous :
À la suite des développements précédents, la fonction finance dispose ainsi d’un reporting moderne répondant aux principales problématiques de la start-up.
Conclusion
Nous avons présenté dans cet article le contexte de la start-up BOOSTER ans le cadre de ses projections budgétaires.
Les principales problématiques spécifiques aux start-up ont pu être abordées ici. Afin de disposer en continu d’une vision économique des opérations, Microsoft Power BI incarne un outil précieux pour la fonction finance afin de mettre en place d’éventuelles actions correctrices, tout en participant activement à la structuration de la comptabilité.
Les visuels construits permettent à la start-up BOOSTER de superviser sa performance à partir d’une vision économique des opérations. En effet, les différents flux de données sont répartis par activité et par grandes masses de dépenses. De plus, le suivi de la consommation de la trésorerie permet de matérialiser au sein du reporting la gestion des fonds confiés et ce, en toute transparence auprès des parties prenantes. Enfin, la réalisation des objectifs budgétaires est également contrôlée par le calcul automatique des écarts par rapport aux performances réelles.
Notes
- LUHN H. P., (1958), A Business Intelligence System, IBM Journal, Vol. 2, p. 314-319.
- https://www.oracle.com/fr/database/business-intelligence-definition.html
- https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23533 (consulté en août 2022)
- https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F35494 (consulté en août 2022)
- https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31188 (consulté en août 2022)
- https://www.bpifrance.fr/nos-actualites/le-financement-des-start-par-bpifrance (consulté en août 2022)
