Vous avez entendu parler de l’outil Power BI, mais vous ne comprenez pas trop comment cela fonctionne. Dans cet article, nous allons vous dire tout ce que vous devez savoir avant de choisir Microsoft Power BI comme outil d’analyse de données.
À quoi sert Microsoft Power BI ?
Imaginez qu’il y ait trois parties, un avant et un après ainsi que le service Power BI au milieu. Dans l’avant, vous avez des données stockées dans différentes sources de données : fichier Excel, fichier PDF, base de données, point de partage, etc. Dans l’après, vous obtenez un rapport qui reprend les données de ces sources et qui est mis à jour automatiquement tous les jours.
En d’autres termes, Microsoft Power BI est un outil d’informatique décisionnelle utilisé pour transformer les données en tableaux de bord. Ces derniers sont mis à jour automatiquement et vous permettent de trouver des informations et de prendre de meilleures décisions.
C’est aussi un outil de Business Intelligence (BI) en self service, ce qui signifie qu’il s’adresse à des utilisateurs non techniques, habitués à générer des pages de rapport via des formules et des tableaux croisés dynamiques dans Excel. Ainsi, ils peuvent travailler beaucoup plus efficacement.
Avec Power BI, vous pourrez faire toute la Business Intelligence dans le même outil de sorte que les rapports sont planifiés une seule fois et ensuite leurs mises à jour sont automatiques.
Desktop vs Service
Vous pouvez vous connecter à toutes les données à l’aide de Power BI Desktop si vous avez besoin de les analyser que certaines soient dans un système et que d’autres dans Excel ou sur le Web. Ainsi, vous pouvez les afficher toutes ensemble dans un rapport afin que vous puissiez interagir avec eux, trouver des informations et prendre de meilleures décisions. Power BI Desktop est un outil gratuit.
Une fois vos rapports terminés, vous pouvez les publier dans Power BI Service pour pouvoir y accéder depuis le web ou depuis votre mobile. Vous pouvez également configurer un processus (passerelle) qui permet de mettre à jour vos rapports automatiquement jusqu’à 8 fois par jour.
Jusqu’à présent, tout ce que vous pouvez faire est sans condition pécuniaire.
En revanche, la possibilité de partager sélectivement des rapports avec d’autres utilisateurs via Power BI Service n’est pas gratuite. Pour y parvenir, il est nécessaire que ceux qui souhaitent partager le rapport et ceux qui le reçoivent aient un compte Power BI Pro.
L’avantage est que ceux qui ont accès au rapport créé pourront interagir avec le rapport via des filtres, des infobulles et des boutons comme si le rapport était un site Web. Cependant, ils ne pourront pas modifier ou afficher les données.
Les rapports peuvent-ils être partagés gratuitement ?
La façon optimale de partager des rapports est de payer des comptes Power BI Pro pour chaque utilisateur qui envoie ou reçoit des rapports.
Il existe également d’autres moyens de partager les rapports créés dans Power BI. Mais, ils présentent tous des inconvénients :
- Vous pourriez importer vos rapports au format PDF ou PowerPoint pour les partager. Mais, s’ils ne sont plus interactifs, vous devrez les télécharger et les envoyer manuellement à chaque fois.
- Avec un compte gratuit dans le service Power BI, vous pouvez publier gratuitement vos rapports sur le Web, dans un lien public. Cela signifie que toute personne ayant accès à ce lien pourra y accéder. Il s’agit d’une option valide lorsque les données ne sont pas sensibles. Mais, cette option est à éviter si vous travaillez avec les données privées d’une organisation.
- Certaines entreprises choisissent de créer un compte Power BI Pro par espace de travail au lieu de les créer par utilisateur. Cela réduit considérablement le nombre de comptes fournisseurs. En effet, il est possible que plusieurs personnes se connectent simultanément à un compte dans Power BI Service avec les mêmes informations d’identification.
Dans ce scénario, toutes les personnes de la zone accéderont aux rapports avec les mêmes informations d’identification et auront accès aux mêmes rapports. L’inconvénient est que vous ne pourrez pas donner un accès différencié aux différentes personnes de la zone.
Comment télécharger Power BI Desktop ?
Lorsque vous téléchargez et installez Microsoft Power BI, vous ne payez rien, au début. Toutefois, gardez à l’esprit que Microsoft met à jour les fonctionnalités de l’outil tous les mois. Vous devez donc vous assurer que vous travaillez toujours avec la dernière version.
Il existe deux méthodes pour télécharger Power BI Desktop :
- Si vous avez Windows 10, vous pouvez l’installer à partir du « Microsoft Store ». L’avantage de cette méthode est que l’outil est automatiquement mis à jour tous les mois.
- Si vous n’avez pas Windows 10, vous pouvez télécharger Power BI Desktop à partir du site Web officiel de Microsoft. Avec cette méthode, vous devez installer une nouvelle version tous les mois.
