Vous envisagez de mettre en place un SIRH mais ne savez pas par où commencer ?
Le cahier des charges SIRH est votre allié pour définir vos besoins, comparer les solutions et sécuriser votre projet. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour comprendre son rôle, son contenu et les meilleures pratiques pour le rédiger efficacement.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?
Un cahier des charges SIRH est un document qui formalise vos besoins, vos objectifs et vos contraintes pour la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines.
C’est en quelque sorte la boussole de votre projet : il aligne les équipes internes et les prestataires, en assurant que chacun travaille dans la même direction.
Il décrit à la fois les aspects fonctionnels (modules souhaités : paie, recrutement, GTA…), les exigences techniques (intégrations, sécurité) et les contraintes budgétaires ou légales. Ainsi, il vous sert de référence tout au long du projet de transformation digitale, de la sélection du logiciel à son déploiement.
Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?
Un cahier des charges bien construit est un garde-fou contre les mauvaises surprises.
En le rédigeant dès le début, vous allez :
- Cibler vos besoins réels, en évitant de déployer des modules superflus.
- Prioriser les fonctionnalités, pour rester concentrés sur ce qui apporte de la valeur à vos équipes.
- Comparer facilement les solutions, grâce à un référentiel clair et partagé.
- Sécuriser le projet, en limitant les risques d’incompatibilité technique ou de non-conformité RGPD.
- Aligner les parties prenantes, en créant un document unique qui servira de fil conducteur.
Que doit contenir un cahier des charges SIRH ?
1. Introduction et contexte
Présentez rapidement votre entreprise : son activité, sa taille, vos enjeux RH. Expliquez pourquoi vous lancez ce projet : centraliser vos données, digitaliser vos processus, gagner du temps… Cette mise en contexte permet au prestataire de mieux comprendre votre réalité.
2. Analyse des besoins actuels
Dressez un état des lieux précis de vos processus métier : ce qui fonctionne bien, ce qui pose problème. Décrivez vos outils actuels, leurs limites, et les irritants rencontrés par les utilisateurs.
3. Périmètre et objectifs du projet
Indiquez clairement les modules concernés : paie, recrutement, formation, gestion des temps…
Formulez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) afin de guider les prestataires et de faciliter le suivi des résultats.
4. Exigences fonctionnelles (Paie, GTA, recrutement…)
Détaillez vos attentes fonctionnelles : automatisation de la paie, suivi des absences, onboarding digital…
N’hésitez pas à distinguer les fonctionnalités indispensables des options « bonus ».
5. Exigences techniques (sécurité, intégrations)
Précisez vos contraintes techniques : intégrations avec votre ERP ou votre logiciel comptable, normes de sécurité à respecter, hébergement des données (cloud souverain ou non), authentification SSO.
6. Budget et financement
Indiquez votre enveloppe budgétaire et sa répartition (licence, mise en place, maintenance, formation). Cela permet aux prestataires de vous proposer une solution cohérente avec vos moyens.
7. Planning et étapes de déploiement
Proposez un calendrier clair, avec des jalons à respecter.
| Étape | Description | Échéance |
|---|---|---|
| Audit et cadrage | Analyse des besoins et validation du périmètre | Semaine 1 à 3 |
| Sélection du prestataire | Appel d’offres et comparaison des solutions | Semaine 4 à 6 |
| Paramétrage | Configuration de la solution et intégration aux systèmes existants | Semaine 7 à 10 |
| Tests | Recette fonctionnelle et technique | Semaine 11 à 12 |
| Formation | Sessions pour les administrateurs et les utilisateurs finaux | Semaine 13 |
| Mise en production | Lancement officiel et suivi post-déploiement | Semaine 14 |
8. Critères de sélection des prestataires
Listez vos critères : conformité fonctionnelle, coûts, ergonomie, support client, évolutivité de la solution.
9. Conditions contractuelles et normes légales
Mentionnez les aspects juridiques : clauses de confidentialité, SLA (Service Level Agreement), conformité RGPD, modalités de résiliation.
Comment rédiger un cahier des charges SIRH efficace ?
Clarifier le périmètre du projet
Ne laissez aucune zone d’ombre : précisez ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, pour éviter les incompréhensions.
Cibler les utilisateurs et parties prenantes
Impliquez les responsables RH, la DSI, les managers… Chacun pourra apporter son point de vue et enrichir le cahier des charges.
Budgétiser de façon réaliste
Anticipez les coûts cachés : formation, migration de données, maintenance. Cela vous évitera les mauvaises surprises.
Respecter les obligations légales et RGPD
Communiquer et impliquer l’équipe RH
Organisez des points réguliers, recueillez les retours des futurs utilisateurs et ajustez le projet si nécessaire.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction
Évitez de rédiger un cahier des charges trop flou ou trop complexe. N’ignorez pas les besoins des utilisateurs finaux : un SIRH performant mais mal adopté sera un échec. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à l’intégration et au paramétrage. Enfin, veillez à ne pas négliger la sécurité et les aspects contractuels.
Bonnes pratiques pour réussir son projet SIRH
- Impliquer toutes les parties prenantes, dès la phase de réflexion.
- Structurer les étapes, avec un calendrier clair et des responsabilités définies.
- Prévoir une phase de test et de recette, pour détecter les anomalies avant le déploiement.
- Accompagner le changement, en formant et en rassurant les équipes.
- Mesurer l’impact via des indicateurs de performance (temps gagné, satisfaction RH, réduction des erreurs).
Conclusion
Un cahier des charges SIRH bien rédigé est la clé d’un projet réussi. Il vous aide à clarifier vos besoins, comparer les solutions et impliquer vos équipes.
En suivant ces étapes et bonnes pratiques, vous réduisez les risques, optimisez le déploiement et assurez l’adoption de votre nouveau SIRH. Prenez le temps de le construire avec soin, et vous poserez les bases solides d’une transformation RH performante et durable.
