Un Records Manager est un professionnel en charge de la gestion documentaire d'une entreprise. Il supervise la gestion, le stockage et l'utilisation des données, tout en veillant à leur sécurité et à la conformité aux lois en vigueur. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce métier essentiel de la Data Gouvernance !
Le « Records Management » ou gestion documentaire est une pratique essentielle en entreprise. Elle englobe toute la politique d’archivage et les systèmes utilisés pour organiser et maintenir les documents internes.
Il peut s’agir d’un système automatisé permettant d’enregistrer numériquement les fichiers, et de les stocker sur le cloud ou sur le réseau interne d’une organisation. D’autres entreprises optent pour un système de stockage géré manuellement, ou pour une approche hybride.
Le cycle de gestion documentaire se décompose en cinq étapes principales : la création du fichier, son utilisation, sa protection, son archivage et sa destruction. Tout au long de ce cycle, un professionnel est responsable du système : il s’agit du Records Manager.
Qu'est-ce qu'un Records Manager ?
Le Records Manager est la personne chargée de superviser le système utilisé par l’entreprise pour organiser et maintenir ses fichiers. Il s’assure que le cycle de gestion documentaire soit suivi, et que toutes les données soient stockées et triées de façon appropriée.
De la création à la suppression des documents, le Records Manager supervise leur maintenance. Il collabore étroitement avec les départements administratifs et IT, et avec l’ensemble de l’organisation.
Que fait le Records Manager ? À quoi sert ce métier ?
Le métier de Records Manager englobe une large variété de tâches. Voici un tour d’horizon des différentes responsabilités liées à ce rôle. Tout d’abord, cet expert se charge de créer de nouveaux systèmes pour la gestion documentaire, permettant à chaque département de coordonner ses archives de fichiers. Il s’occupe également de maintenir, évaluer et vérifier les systèmes déjà existants.
Le Records Manager coordonne aussi les processus de transfert de documents physiques et numériques. Il veille sur le stockage et la numérisation des archives. Son rôle est aussi de rédiger des rapports, et de tenir les fichiers à jour. C’est également lui qui supervise l’indexation et la classification.
La protection des données est devenue un enjeu majeur en entreprise, notamment dans l’Union européenne depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018. Il incombe au Records Manager d’assurer la conformité de l’entreprise avec toutes les normes légales, financières, administratives et industrielles en matière de gouvernance des données.
En outre, il met en place les mesures de protection des données et s’assure de leur fonctionnement. En cas d’audit ou de vérification de conformité, c’est lui qui met les documents à disposition.
Une autre responsabilité du Records Manager est l’archivage et la destruction des anciens fichiers et documents. Enfin, il facilite l’accès aux documents et répond aux requêtes de données des employés ou des clients de l’entreprise. Il organise aussi des formations pour promouvoir les bonnes pratiques de gestion et de stockage des données dans toute l’organisation.
Les avantages du Records Management
Un système de gestion documentaire bien organisé permet à une entreprise de préserver la sécurité de ses archives, et de garder le contrôle sur l’accès aux fichiers et données.
Il s’agit d’un impératif en entreprise, notamment en raison des responsabilités légales liées au traitement de données. Toutes les activités doivent être documentées.
Les archives peuvent servir de preuves en cas de procès, d’audit ou lors de réunions internes. Cette pratique permet à l’entreprise de se conformer aux règles industrielles, tout en simplifiant l’accès aux données pour les utilisateurs autorisés.
Le Records Management permet de protéger les informations, et donc de minimiser le risque de perte ou de fuite de données sensibles. La redondance du stockage sur plusieurs emplacements simplifie aussi la restauration de données en cas de désastre.
Un système efficace permet aussi de réaliser des économies en réduisant les coûts de stockage et d’équipement informatique. Et plutôt que de s’occuper manuellement du stockage, les employés peuvent se focaliser sur d’autres tâches prioritaires.
Il s’agit aussi d’une façon d’augmenter l’efficacité du stockage, de la maintenance et de la sécurisation des documents. Le temps requis pour retrouver un fichier est réduit, puisqu’il n’est plus nécessaire de parcourir de vastes volumes de données. La productivité s’en trouve accrue.
En adoptant une approche méthodique pour la création, l’utilisation et la suppression de fichiers, le Record Manager limite et contrôle le volume de documents. Ceci évite le risque d’être débordé en cas d’excès.
Enfin, un système de gestion documentaire permet à l’entreprise de conserver des fichiers issus de réunions. Ces documents pourront être utilisés ultérieurement pour la prise de décisions stratégiques. Les différentes parties prenantes peuvent accéder facilement aux archives en cas de besoin.
Un tel système aide aussi l’entreprise à préserver sa culture et son histoire. Les archives peuvent se révéler utiles pour la formation des nouveaux employés, et pour commémorer les valeurs, la mission ou la vision de l’organisation…
Quelles sont les compétences du Records Manager ?
En règle générale, un Records Manager est titulaire d’un diplôme en informatique, bibliothéconomie, gestion d’entreprise ou analyse de données. Certains employeurs exigent un master spécialisé en gestion documentaire.
En guise d’alternative, il est possible de commencer comme simple assistant de Records Management et de gravir les échelons en gagnant de l’expérience.
Les qualité principales du Records Manager sont l’organisation, l’analyse, mais aussi la communication puisqu’il est nécessaire d’interagir avec les employés de l’entreprise et les clients.
Une expérience en administration constitue un solide atout. Ce métier exige aussi de prêter attention aux détails, et de faire preuve de patience pour organiser les nombreux fichiers et documents de façon systématique.
Enfin, un attrait pour la résolution de problèmes se révèle utile en cas de problème dans les archives. Toutes ces qualités personnelles viennent compléter les compétences indispensables en Data Management.
Afin de démontrer une expertise de Records Manager, vous pouvez tenter d’obtenir la certification Certified Records Manager (CRM) proposée par l’Institute of Certified Records Managers (ICRM).
Conclusion : Records Manager, un métier essentiel à l'ère du Big Data
À l’heure où les entreprises génèrent et collectent d’immenses volumes de données, le métier de Records Manager est devenu plus important que jamais.
Il est impératif de veiller à la protection des données, à la mise en conformité légale et à une gestion permettant aux employés des différents départements d’accéder rapidement aux fichiers dont ils ont besoin.
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