Après avoir dépeint la transformation numérique de la fonction finance, celle des cabinets d’expertise comptable et d’audit, nous tâcherons dans le présent article de présenter un exemple concret de mise en situation. L’objectif principal ici est de comprendre comment l’acculturation à un outil comme Microsoft Power BI redéfinit la supervision de la performance commerciale d’une PME ou d’une ETI- entreprise de taille intermédiaire.
Pour rappel, le terme « Business Intelligence » (« informatique décisionnelle » en français) est apparu pour la première fois en 1958[1]. Elle peut être définie comme un « processus technologique d’analyse des données et de présentation d’informations pour aider les (…) utilisateurs finaux de l’entreprise à prendre des décisions éclairées[2] ».
Qu'est ce qu'une PME NATIX ?
La PME « NATIX » opère dans le secteur industriel.
Afin d’améliorer le suivi analytique du chiffre d’affaires de l’entité, un processus de reporting 100% numérique et collaboratif est envisagé. A noter qu’au sein de la fonction finance du groupe, le directeur financier travaille en étroite collaboration avec le responsable des ventes, garant de la performance commerciale de la PME.
Dans cette optique, et dans le prolongement de sa suite bureautique, l’entité a l’ambition d’exploiter ses données par l’intermédiaire de l’outil leader en matière de Business Intelligence : Microsoft Power BI.
Sources de données : Lesquelles exploiter ?
Les sources de données à exploiter par les parties prenantes correspondent principalement aux fichiers issus de l’applicatif de gestion commerciale utilisé en interne. Lesdits fichiers correspondant à date aux éléments suivants : fichiers N et N-1 mis à disposition par l’administration des ventes et exportés depuis l’applicatif de gestion commerciale.
En complément, et spécifiquement pour le second besoin exprimé ci-après, la fonction finance utilisera le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) produit par l’entité. Celui-ci doit être produit dans le respect des normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales.
À date, les parties envisagent une mise à jour des différentes sources de données selon un rythme mensuel afin de configurer une actualisation périodique du reporting.
La combinaison de ces différentes sources de données doit permettre de résoudre les principales problématiques commerciales de l’entité.
Le suivi analytique du chiffre d’affaires
La direction d’une PME ou ETI peut rencontrer des difficultés pour suivre qualitativement l’évolution du chiffre d’affaires généré par les différentes activités opérationnelles de l’entité. De surcroît si cet agrégat est supervisé majoritairement à distance.
Le chiffre d’affaires représente la performance commerciale d’une organisation et les différentes dimensions analytiques à disposition permettent d’en améliorer le suivi.
Tout d’abord, un premier degré d’analyse pourrait être celle dédiée aux clients ou regroupements connexes (réseau, enseigne, etc.) afin d’en dégager des classements sous la forme de palmarès ou « top clients ». Par la suite, une maille plus fine serait celle dédiée à la typologie des produits vendus. De même, si l’organisation présente plusieurs métiers ou activités, une vision plus synthétique est également utile afin de suivre la proportion de chaque segment au cours du temps. Pour finir, les dimensions périodiques et géographiques sont également indispensables afin de permettre à la fonction finance une investigation des performances réalisées à la fois dans le temps et dans l’espace.
En complément de ce suivi analytique, un rapprochement entre comptabilité et gestion peut également être établi afin de fiabiliser l’exhaustivité des données.
Les écarts entre comptabilité et facturation
Pour garantir la pérennité financière de toute organisation ayant des activités commerciales, le recouvrement des factures émises est essentiel.
La gestion commerciale représente la principale source de données prise en compte pour la construction du reporting cible concernant la PME NATIX. Du point de vue de la trésorerie, le processus de facturation permet à l’organisation de lancer les campagnes d’encaissements. Il est alors souhaitable pour celle-ci de suivre les éventuelles disparités entre comptabilité générale et gestion commerciale.
Pour ce faire, l’utilisation complémentaire du FEC de l’entité permettra de confronter les données comptables aux données de gestion. Un rapprochement automatique de ces sources permettra de contrôler l’exhaustivité d’information entre les deux environnements et ainsi détecter les écarts éventuels de facturation
In fine, le reporting de la PME pourra être enrichi par des axes d’analyse complémentaires provenant de l’environnement commercial. À titre d’exemple, le suivi des prix pratiqués et des volumes vendus pourrait aider la fonction finance dans sa mission de supervision de la performance commerciale.
Les effets prix et volumes
Au-delà des dimensions évoquées précédemment, d’autres axes analytiques peuvent être rencontrés.
Comme c’est le cas pour NATIX, les variations périodiques d’une activité industrielle peuvent s’analyser en fonction de certaines composantes. En effet, du point de vue du contrôle de gestion par exemple, les évolutions de la performance commerciale peuvent être décomposées selon des effets de prix et de volumes. Le chiffre d’affaires de ce type de secteur est le plus souvent composé de prix unitaires et de quantités vendues. Des écarts peuvent alors être constatés notamment entre deux périodes successives, à savoir:
- L’effet prix, lié à l’impact de la variation des prix de vente sur le chiffre d’affaires et calculé entre deux périodes N et N-1 comme ceci :
- L’effet volume, lié à l’impact de la variation des quantités vendues sur le chiffre d’affaires et calculé entre deux périodes N et N-1 comme ceci :
À noter que la somme de ces deux effets doit correspondre à la variation du chiffre d’affaires entre les deux périodes comparées. La performance commerciale de la PME NATIX peut ainsi être pilotée en toute connaissance de cause. Dans le cas d’un environnement compétitif accru, une telle visibilité sur les composantes du chiffre d’affaires permet d’instaurer le cas échéant des actions correctrices.
Au regard des précédents développements, les données commerciales apparaissent comme propices à l’alimentation d’un reporting numérique et collaboratif.
La visualisation et le suivi grâce à Power BI
La fonction finance a tout d’abord besoin de décomposer le suivi du chiffre d’affaires de NATIX par l’intermédiaire des différents axes analytiques disponibles.
Pour ce faire, les différentes dimensions issues de la gestion commerciale doivent être mises à profit. Elles peuvent alors être utilisées par la fonction finance dans l’analyse des données au sein du reporting. Des visuels peuvent être constitués afin de proposer à la fonction finance des informations clés en lecture directe.
La figure ci-dessous présente alors une répartition du chiffre d’affaires de la PME entre ses différents métiers opérationnels :
Le format « Matrice » également disponible au sein de Power BI permet une visualisation selon plusieurs dimensions. Sur la figure suivante, différentes catégories de tiers constituent une hiérarchie permettant d’affiner la lecture des données au rythme de l’analyse. En effet, en s’intéressant au groupe d’opérations « Bretagne », une répartition plus fine est alors accessible au niveau « Groupements client » :
Par ailleurs, il est également primordial de configurer une réconciliation systématique entre les deux sources principales utilisées par la fonction finance dans le cadre de ses activités : la comptabilité et la facturation.
Réconciliation entre comptabilité et facturation
Afin de parfaire la vision de la fonction finance, le processus de facturation peut être fiabilisé par la réconciliation de la comptabilité avec la gestion commerciale.
Ainsi, dans le cas de NATIX, il est prévu pour rappel l’utilisation du FEC. Dans cette optique, un rapprochement peut être ainsi réalisé avec la gestion commerciale par l’usage d’un champ commun correspondant aux numéros de factures. Pour ce faire, une table de dimensions composée de l’ensemble des factures doit alors permettre de lier les deux sources précédentes :
Enfin, une réconciliation entre la comptabilité et la facturation issue de la gestion commerciale peut être envisagée en distinguant notamment :
- les factures émises en gestion mais non encore comptabilisées,
- et inversement, les factures présentes en comptabilité mais absentes du processus de gestion commerciale.
Ce rapprochement systématique entre ces deux principaux environnements permet à la fonction finance de sécuriser la reconnaissance du chiffre d’affaires.
Par extension, un suivi des prix moyens pratiqués peut également être précieux.
Le suivi de la trésorerie et du financement
Dans le prolongement des visuels précédents, et selon la qualité des sources de données obtenues, des indicateurs supplémentaires peuvent être proposés.
Parmi eux, la notion de « prix moyen de vente » (PMV) permet à la fonction finance de suivre régulièrement la performance commerciale de l’organisation. Celle-ci est alors répartie parmi les différents axes analytiques, notamment par : activité, client ou encore de manière plus fine, par article.
De plus, afin d’affiner l’analyse des variations de chiffre d’affaires, les effets prix et volume peuvent également être matérialisés :
En complément, parmi les visuels types disponibles au sein de Power BI, celui permettant de représenter les données dans l’espace peut également aider la fonction finance dans sa mission de pilotage. Dans l’hypothèse où la gestion commerciale contient un champ spécifique à la commune ou au département de livraison, celui-ci peut être relié à une table analytique correspondante :
À la suite des développements précédents, la fonction finance dispose ainsi d’un reporting moderne répondant aux problématiques de l’administration des ventes.
Conclusion
Nous avons dans cet article présenté le contexte de la PME NATIX dans le cadre du suivi de sa performance commerciale.
Les principales problématiques spécifiques aux PME et ETI ont pu être abordées ici. Afin de disposer en continu d’un suivi qualitatif de la performance commerciale, Power BI incarne un outil précieux pour la direction d’une entreprise et sa fonction finance.
En effet, les visuels construits afin de suivre analytiquement le chiffre d’affaires de NATIX permettent à cette dernière d’en superviser la performance commerciale. De plus, le calcul des PMV pratiqués est paramétré de telle sorte à être accessible à tous les niveaux analytiques issus de la gestion commerciale. Enfin, la fonction finance bénéficie d’une visibilité accrue sur la répartition géographique des ventes et les efforts potentiels à réaliser en matière de développement commercial.
Notes
- LUHN H. P., (1958), A Business Intelligence System, IBM Journal, Vol. 2, p. 314-319.
- https://www.oracle.com/fr/database/business-intelligence-definition.html
