Si l’analyse des données est de plus en plus valorisée par les entreprises, les data analysts doivent réaliser un travail de préparation colossal avant d’exploiter les informations à leur disposition. Heureusement, il existe des outils facilitant le traitement des données en provenance de différentes sources. C’est notamment le cas de Power Query. Alors de quoi s’agit-il ? À quoi sert-il ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Et ses avantages ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.
À quoi sert Power Query ?
Power Query est un outil d’extraction, de transformation et de chargement de données (ETL pour Extract, Transform, Load) qui permet aux utilisateurs de connecter, d’importer et de préparer des données provenant de différentes sources pour une analyse ultérieure dans Excel, Power BI ou d’autres applications.
L’objectif de Power Query est de vous aider à uniformiser vos bases de données pour simplifier l’analyse a posteriori. L’idée est alors de favoriser le traitement de données, depuis la collecte jusqu’à la mise à jour.
Pour ce faire, Power Query vous propose une multitude de fonctionnalités, telles que l’importation depuis différentes sources de données, la connexion entre l’éditeur de requête et le fichier source, la transformation des datas, les reportings, etc.
Pour les Data Analysts, l’automatisation de ces tâches permet de gagner un temps précieux.
Comment fonctionne Power Query ?
Power Query est directement intégré dans les outils Microsoft, tels que Power BI ou Excel.
Il est donc très facile d’utiliser Power Query dans Excel. Mais attention, sachez que cette solution n’est présente que dans les versions les plus récentes (c’est-à-dire depuis Excel 2016).
Si vous avez l’une de ces versions, il suffit de :
- se rendre sur l’onglet Données ;
- aller dans la rubrique Obtenir et transformer les données ;
- cliquer sur Obtenir des données, puis utiliser l’éditeur Power Query.
À partir de là, l’éditeur de requête s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.
En revanche, pour les versions Excel 2010 et 2013, Power Query n’est pas intégré automatiquement. Dans ce cadre, vous devez aller sur le site de Microsoft pour télécharger Power Query et l’installer ensuite sur votre feuille de calcul Excel.
Quelles sont les fonctionnalités de Power Query ?
Afin de simplifier le travail d’analytics, Power Query vous fournit plusieurs fonctionnalités visant à améliorer la qualité des données.
Importation des données
Power Query peut importer des données d’une multitude de sources différentes : un classeur Excel, un fichier texte, une base de données SQL, un site web une, API…
Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :
- aller dans l’onglet « Données » ;
- cliquer sur « Nouvelles consultations » ;
- sélectionner la source de données dont vous avez besoin.
Si les informations sont exploitables telles quelles, elles peuvent être ajoutées directement à votre feuille de calcul. En revanche, si vous souhaitez modifier le format, l’éditeur de requête Power Query vous permet de transformer les données.
Transformer les données
Une fois les données implémentées dans Power Query, vous pouvez les transformer comme bon vous semble.
Avant toute chose, il faut savoir que Power Query s’organise par colonne. L’objectif n’est donc pas de modifier les cellules individuellement, mais les colonnes. Cela permet de gagner du temps lors du traitement des données.
Grâce à Power Query, vous pourrez :
- Remplacer certaines données textuelles en données numériques ;
- Supprimer des colonnes ;
- Changer l’en-tête ;
- Uniformiser le format de toutes les données ;
- etc.
Il s’agit d’une liste non exhaustive, puisque le tableau de bord Power Query vous propose plus de 300 options de transformation. Y compris des modifications basées sur l’intelligence artificielle. Cela vous permet ainsi de gagner une flexibilité incomparable par rapport à d’autres outils de traitement des données.
Lorsque toutes les données sont au bon format, vous pouvez les intégrer à votre tableau Excel pour mieux les exploiter. En effet, grâce à ce travail d’uniformisation, il est plus facile de créer des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, des reporting, etc.
Actualiser les données
La force Power Query, c’est sa capacité de connexion. En effet, cette solution peut se connecter à plusieurs sources pour actualiser les données en temps réel. Ainsi, dès qu’une modification apparaît sur le fichier original, vous pouvez le voir sur Excel. Pour cela, il suffit d’actualiser votre tableau.
En plus d’une mise à jour en temps réel, l’éditeur de requêtes Power Query vous présente les informations dans le bon format. En effet, si vous avez formaté le fichier original lors de l’importation, Power Query enregistre tous les paramètres d’une requête existante (par exemple la suppression d’une colonne, la modification de l’en-tête, l’affichage des données numériques, …). À chaque fois que cet outil charge de nouvelles informations, il reprend les étapes appliquées initialement pour vous proposer le bon modèle de données, sans que vous n’ayez rien à faire.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les entreprises ayant recours à des jeux de données qui changent constamment, comme les données financières, les données clients, etc. Grâce à cette actualisation en temps réel, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions.
Quels sont les avantages de Power Query ?
Le gain de temps
Pour les analystes, Power Query permet d’automatiser toutes les tâches liées à la préparation des données. Autrement dit, les tâches les plus chronophages et apportant peu de valeur ajoutée à l’entreprise.
Ainsi, les Data Analysts pourront passer davantage de temps à analyser et interpréter les données afin d’améliorer la qualité du processus décisionnel.
La connexion depuis grande variété de données
Power Query se connecte à tous types de sources de données. Que vous importiez des informations depuis un tableau Excel, un document PDF, une database, un site web, une API… Power Query est capable d’exploiter ces données externes et de les actualiser en temps réel.
La simplicité d’utilisation
Pour utiliser Power Query, vous n’avez pas besoin d’écrire une seule ligne de code. Comme cette solution est directement intégrée dans vos outils d’analyse, il vous suffit de suivre les différentes propositions du dashboard pour importer, transformer ou connecter vos données.
Power Query, la préparation des données automatisées
La préparation des données est souvent une tâche chronophage qui peut empiéter sur la phase d’analyse. Et pourtant, cette étape est indispensable pour assurer la qualité des informations et la pertinence des décisions prises. Power Query permet justement de réduire le temps de préparation grâce à ses fonctionnalités automatisées. Avec cet éditeur de requête, vous pouvez importer des données depuis une grande variété de sources, transformer les datas pour en faciliter l’exploitation, et actualiser votre tableau de bord en seulement quelques clics.
